Quy Trình Thực Hiện Công Chứng Điện Tử Trực Tuyến

Công chứng điện tử trực tuyến là hình thức công chứng cho phép những người tham gia giao dịch thực hiện tại các địa điểm khác nhau. Giao dịch vẫn được thực hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên thông qua phương tiện trực tuyến.

Từ ngày 01/07/2025, Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định cụ thể về quy trình và điều kiện thực hiện công chứng điện tử trực tuyến. Văn phòng công chứng Đại Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước thực hiện và những giấy tờ cần chuẩn bị.

Công chứng điện tử trực tuyến là gì?

Công chứng điện tử trực tuyến là hình thức công chứng điện tử trong đó những người tham gia giao dịch không có mặt tại cùng một địa điểm.

Các bên tham gia giao dịch được kết nối trực tuyến. Công chứng viên tại các điểm cầu thực hiện việc kiểm tra, xác thực và chứng kiến giao dịch.

Người tham gia giao dịch ký số vào văn bản trước sự chứng kiến của công chứng viên. Công chứng viên sau đó kiểm tra chữ ký số và thực hiện các bước chứng nhận theo quy định.

Công chứng trực tuyến khác gửi hồ sơ qua Internet

Việc gửi hồ sơ qua email hoặc nền tảng trực tuyến chỉ là bước trao đổi dữ liệu.

Hoạt động đó không tự động trở thành công chứng điện tử.

Để được công chứng trực tuyến, giao dịch phải được thực hiện theo đúng trình tự. Công chứng viên cũng phải trực tiếp thực hiện việc xác thực và chứng kiến giao dịch theo quy định.

Phạm vi áp dụng của công chứng điện tử trực tuyến

Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng đối với các giao dịch dân sự. Tuy nhiên, di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác không thuộc phạm vi này.

Vì vậy, trước khi thực hiện, người yêu cầu cần xác định đúng loại giao dịch.

Điều kiện để thực hiện công chứng điện tử trực tuyến

Trước khi tìm hiểu quy trình công chứng điện tử trực tuyến, người yêu cầu cần kiểm tra các điều kiện liên quan.

Người tham gia phải sử dụng chữ ký số

Người tham gia giao dịch công chứng điện tử sử dụng chữ ký số theo quy định.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp.

Một số trường hợp có thể sử dụng chữ ký số hoặc chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam.

Có tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử

Tổ chức, cá nhân tham gia có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử.

Việc xác thực và cấp chứng thư chữ ký số cũng có thể được thực hiện thông qua VNeID hoặc ứng dụng phù hợp theo quy định.

Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm hướng dẫn người tham gia đăng ký và sử dụng dịch vụ.

Tổ chức hành nghề công chứng phải đáp ứng điều kiện

Công chứng điện tử trực tuyến phải được thực hiện thông qua tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng điều kiện theo pháp luật.

Tổ chức thực hiện phải sử dụng nền tảng công chứng điện tử phù hợp. Hệ thống cần đáp ứng yêu cầu về xác thực, ký số và lưu trữ dữ liệu.

Quy trình công chứng điện tử trực tuyến

Quy trình công chứng điện tử trực tuyến được thực hiện qua nhiều bước. Các bước này nhằm bảo đảm giao dịch được xác thực và công chứng đúng quy định.

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Người yêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ theo loại giao dịch.

Hồ sơ cần có các giấy tờ theo quy định của Luật Công chứng. Tùy giao dịch, hồ sơ có thể gồm giấy tờ nhân thân, tài liệu về tài sản và các giấy tờ liên quan.

Người yêu cầu cũng nêu rõ nội dung và mục đích giao kết giao dịch.

Công chứng viên kiểm tra hồ sơ trước khi tiến hành các bước tiếp theo. Nếu giao dịch không vi phạm pháp luật và không trái đạo đức xã hội, quy trình có thể được tiếp tục.

Bước 2: Khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tuyến

Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng điều kiện tiến hành khởi tạo giao dịch.

Hệ thống thiết lập tài khoản của công chứng viên và những người tham gia giao dịch nếu có.

Công chứng viên cũng thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên tại các điểm cầu.

Đây là bước tạo kết nối để các bên có thể thực hiện giao dịch từ những địa điểm khác nhau.

Bước 3: Tải văn bản giao dịch lên nền tảng

Công chứng viên khởi tạo giao dịch tải văn bản giao dịch lên nền tảng công chứng điện tử.

Văn bản có thể được soạn thảo dưới dạng thông điệp dữ liệu. Trong trường hợp phù hợp, văn bản cũng có thể đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch theo quy định.

Sau khi tải lên, văn bản được sử dụng làm cơ sở cho các bước kiểm tra và ký số tiếp theo.

Bước 4: Đọc và xác nhận nội dung giao dịch

Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng.

Nếu có yêu cầu, công chứng viên có thể đọc văn bản cho người yêu cầu nghe.

Sau khi đọc, người yêu cầu cần xác nhận rằng mình đồng ý với toàn bộ nội dung dự thảo giao dịch.

Đây là bước quan trọng trước khi chuyển sang kiểm tra giấy tờ và xác thực người tham gia.

Bước 5: Xuất trình và kiểm tra giấy tờ

Sau khi đồng ý với nội dung dự thảo, người yêu cầu xuất trình các giấy tờ theo quy định.

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ và đối chiếu thông tin với cơ sở dữ liệu nếu có.

Nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chuyển đổi toàn bộ giấy tờ thành thông điệp dữ liệu.

Các dữ liệu này được tải lên nền tảng công chứng điện tử để công chứng viên và người tham gia tại các điểm cầu cùng đối chiếu.

Bước 6: Nhận diện và xác thực người tham gia

Công chứng viên tiến hành nhận diện và xác thực nhân thân của người tham gia giao dịch.

Đồng thời, công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp và tính xác thực của giao dịch.

Sau khi các điều kiện được bảo đảm, công chứng viên chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.

Bước 7: Công chứng viên kiểm tra và ký số

Sau khi người tham gia ký số, công chứng viên tại các điểm cầu kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số.

Công chứng viên tại các điểm cầu ký xác nhận vào văn bản bằng chữ ký số.

Công chứng viên khởi tạo giao dịch tiếp tục kiểm tra chữ ký số của người tham gia và công chứng viên tại các điểm cầu.

Sau đó, công chứng viên ký số và gắn dấu thời gian vào lời chứng.

Bước 8: Tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất văn bản

Tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch thực hiện việc ghi số văn bản công chứng.

Sau đó, tổ chức hành nghề công chứng ký số và gắn dấu thời gian theo quy định.

Người yêu cầu thực hiện thanh toán phí công chứng, giá dịch vụ và các chi phí khác nếu có.

Văn bản công chứng điện tử được gửi cho người yêu cầu theo địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ đã đăng ký.

Bước 9: Lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử

Sau khi hoàn tất, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng.

Hồ sơ công chứng điện tử được lập và lưu trữ theo quy định.

Quyền truy cập văn bản công chứng cũng được chia sẻ cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng tại các điểm cầu đã tham gia chứng nhận giao dịch.

Văn bản công chứng điện tử sau khi hoàn tất có gì?

Văn bản công chứng điện tử được tạo lập theo quy trình công chứng điện tử trực tuyến.

Văn bản phải có cơ chế để tham chiếu và kiểm tra tính xác thực.

Theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP, văn bản có thể sử dụng QR-Code, đường link, mã số hoặc hình thức ký hiệu riêng khác để kiểm tra tính xác thực.

Văn bản không chỉ là bản scan

Văn bản công chứng điện tử không đơn thuần là bản scan của hợp đồng giấy.

Văn bản được tạo lập và ký số theo quy trình công chứng điện tử. Các chữ ký số và dấu thời gian là những yếu tố quan trọng trong quá trình xác lập văn bản.

Có thể kiểm tra tính xác thực

Người sử dụng có thể dựa vào thông tin tham chiếu được thể hiện trên văn bản.

QR-Code, đường link, mã số hoặc ký hiệu phù hợp giúp kiểm tra nguồn gốc và tính xác thực của văn bản.

Những lưu ý khi thực hiện công chứng điện tử trực tuyến

Người yêu cầu nên chuẩn bị kỹ trước khi thực hiện công chứng điện tử trực tuyến.

Kiểm tra loại giao dịch

Không phải mọi giao dịch đều được thực hiện trực tuyến.

Đặc biệt, cần lưu ý trường hợp di chúc và các giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.

Kiểm tra chữ ký số

Người tham gia cần bảo đảm chữ ký số đáp ứng yêu cầu pháp luật.

Không nên để người khác sử dụng tài khoản hoặc phương tiện ký số của mình.

Đọc kỹ nội dung trước khi ký

Người yêu cầu cần kiểm tra thông tin cá nhân và nội dung giao dịch.

Thông tin về tài sản, giá trị giao dịch và quyền nghĩa vụ cũng cần được rà soát.

Chỉ nên ký số sau khi đã hiểu và đồng ý với nội dung văn bản.

Kiểm tra thông tin nhận văn bản

Người yêu cầu nên cung cấp chính xác email hoặc phương thức lưu trữ đã đăng ký.

Sau khi hoàn tất, cần kiểm tra việc nhận văn bản công chứng điện tử.

Người yêu cầu cũng nên lưu giữ văn bản và thông tin xác thực để sử dụng khi cần.

Câu hỏi thường gặp về công chứng điện tử trực tuyến

1. Công chứng điện tử trực tuyến có hợp pháp không?

Có. Đây là hình thức công chứng được quy định trong Luật Công chứng và Nghị định 104/2025/NĐ-CP. Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.

2. Công chứng điện tử trực tuyến có cần công chứng viên không?

Có. Công chứng viên vẫn phải kiểm tra hồ sơ, xác thực người tham gia và chứng kiến việc ký số.

3. Có cần chữ ký số khi công chứng trực tuyến không?

Có. Người tham gia giao dịch công chứng điện tử phải sử dụng chữ ký số theo quy định áp dụng.

4. Hai bên có cần đến cùng một văn phòng công chứng không?

Không nhất thiết. Với hình thức công chứng điện tử trực tuyến, các bên có thể tham gia tại những địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, giao dịch vẫn phải được thực hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên thông qua phương tiện trực tuyến.

5. Gửi hợp đồng qua email có phải công chứng điện tử không?

Không. Gửi hợp đồng qua email chỉ là trao đổi dữ liệu. Công chứng điện tử phải được thực hiện theo quy trình pháp luật và có công chứng viên chứng nhận.

Quy trình công chứng điện tử trực tuyến gồm nhiều bước, từ chuẩn bị hồ sơ, khởi tạo giao dịch, kiểm tra giấy tờ, xác thực người tham gia đến ký số và lưu trữ văn bản. Các bước này phải được thực hiện đúng quy định để bảo đảm giá trị của văn bản công chứng.

Xem thêm:

Công Chứng Điện Tử Khác Công Chứng Truyền Thống Thế Nào?

Công Chứng Online Có Hợp Pháp Không? Quy Định Mới Nhất

Công Chứng Điện Tử Là Gì? Quy Định Mới Cần Biết

Người Ủy Quyền Chết Thì Hợp Đồng Ủy Quyền Xử Lý Thế Nào?

Người Được Ủy Quyền Chết Thì Hợp Đồng Ủy Quyền Có Còn Hiệu Lực?

Nếu cần thực hiện công chứng điện tử trực tuyến, người yêu cầu nên kiểm tra trước loại giao dịch và điều kiện về hồ sơ, chữ ký số. Văn phòng công chứng Đại Việt có thể hỗ trợ kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn quy trình phù hợp với từng giao dịch.