Công Chứng Online Có Hợp Pháp Không? Quy Định Mới Nhất

Công chứng online có hợp pháp không là vấn đề được nhiều người quan tâm khi các giao dịch ngày càng được thực hiện trên môi trường điện tử. Từ ngày 01/07/2025, pháp luật đã có quy định cụ thể về công chứng điện tử, gồm công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến.

Việc công chứng trên môi trường điện tử phải được thực hiện đúng trình tự, điều kiện và yêu cầu về chữ ký số theo quy định pháp luật. Văn phòng công chứng Đại Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ công chứng online có hợp pháp không, giao dịch nào được áp dụng và cần đáp ứng những điều kiện gì trước khi thực hiện.

Công chứng online có hợp pháp không?

Có, nhưng phải hiểu đúng khái niệm công chứng online. Pháp luật hiện hành đã ghi nhận công chứng điện tử trực tuyến là một hình thức công chứng điện tử.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định cụ thể điều kiện và quy trình thực hiện công chứng điện tử trực tuyến. Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.

Tuy nhiên, công chứng online không có nghĩa là người dân chỉ cần gửi hợp đồng qua Internet. Việc công chứng vẫn phải được thực hiện bởi công chứng viên theo trình tự pháp luật.

Người tham gia giao dịch phải được xác thực. Việc ký số và chứng nhận cũng phải đáp ứng các yêu cầu tương ứng.

Công chứng online được pháp luật công nhận

Luật Công chứng hiện hành quy định về công chứng điện tử trực tuyến. Đây là hình thức các bên tham gia giao dịch không cần có mặt tại cùng một địa điểm.

Các bên vẫn giao kết trước sự chứng kiến của công chứng viên thông qua phương tiện trực tuyến. Công chứng viên thực hiện việc kiểm tra và chứng nhận theo quy định.

Vì vậy, nếu được thực hiện đúng quy trình, công chứng trực tuyến là hình thức hợp pháp.

Không phải mọi dịch vụ “công chứng online” đều là công chứng

Trên thực tế, một số đơn vị có thể quảng cáo dịch vụ “công chứng online”. Tuy nhiên, cần kiểm tra dịch vụ đó có phải công chứng điện tử theo pháp luật hay không.

Việc gửi bản scan hợp đồng qua email không làm phát sinh văn bản công chứng. Tương tự, việc ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử cũng không tự động biến hợp đồng thành văn bản công chứng.

Điểm quan trọng là phải có công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đúng quy trình.

Công chứng online là gì?

Cách gọi công chứng online thường được dùng để chỉ công chứng điện tử trực tuyến.

Đây là hình thức công chứng trong đó những người tham gia giao dịch không có mặt tại cùng một địa điểm. Việc giao kết được thực hiện thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến của công chứng viên.

Công chứng online khác gửi hồ sơ qua mạng

Người dân có thể gửi trước giấy tờ điện tử để tổ chức hành nghề công chứng kiểm tra. Tuy nhiên, bước này chưa phải là công chứng.

Công chứng chỉ được hoàn thành khi các bước xác thực, ký số và chứng nhận được thực hiện theo quy định.

Do đó, cần phân biệt gửi hồ sơ online với công chứng điện tử trực tuyến.

Công chứng viên vẫn trực tiếp chứng kiến giao dịch

Dù các bên không cùng địa điểm, công chứng viên vẫn phải chứng kiến việc giao kết thông qua phương tiện trực tuyến.

Công chứng viên thực hiện nhận diện và xác thực người tham gia. Sau đó, người tham gia thực hiện ký số theo quy trình.

Điều này giúp bảo đảm giao dịch không chỉ được thực hiện bằng cách trao đổi văn bản điện tử đơn thuần.

Công chứng online có giá trị pháp lý không?

Có. Nếu được thực hiện đúng quy định, văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý theo Luật Công chứng.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định văn bản công chứng điện tử có thể được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử. Văn bản cũng có thể được chuyển đổi từ văn bản công chứng giấy theo điều kiện pháp luật.

Văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý

Văn bản công chứng điện tử được tạo lập theo đúng quy trình là văn bản công chứng hợp pháp.

Văn bản phải đáp ứng các yêu cầu về chữ ký số và xác thực. Ngoài ra, văn bản phải có khả năng kiểm tra và tham chiếu tính xác thực.

Theo quy định, văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code, đường link, mã số hoặc hình thức ký hiệu phù hợp để kiểm tra tính xác thực.

Giá trị chứng cứ của văn bản công chứng

Văn bản công chứng điện tử có giá trị chứng cứ theo quy định của Luật Công chứng.

Các tình tiết, sự kiện được ghi nhận trong văn bản công chứng có giá trị chứng cứ theo quy định. Trường hợp văn bản bị Tòa án tuyên bố vô hiệu thì cần xử lý theo phán quyết đó.

Do đó, không nên cho rằng văn bản điện tử có giá trị thấp hơn văn bản giấy chỉ vì không được in trên giấy.

Công chứng online được thực hiện như thế nào?

Quy trình công chứng trực tuyến được quy định tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP.

Tùy từng giao dịch, tổ chức hành nghề công chứng sẽ hướng dẫn hồ sơ và phương thức thực hiện phù hợp. Các bước cơ bản gồm:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người yêu cầu chuẩn bị hồ sơ theo loại giao dịch.

Hồ sơ có thể gồm giấy tờ định danh, giấy tờ tài sản và các tài liệu liên quan.

Bước 2: Khởi tạo giao dịch trực tuyến

Công chứng viên khởi tạo giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử.

Các tài khoản của công chứng viên và người tham gia được thiết lập theo quy định.

Bước 3: Kiểm tra và xác thực hồ sơ

Công chứng viên kiểm tra hồ sơ và thông tin của người tham gia.

Việc xác thực có thể được thực hiện thông qua các phương thức được pháp luật cho phép.

Bước 4: Thiết lập kết nối trực tuyến

Đối với công chứng điện tử trực tuyến, các bên tham gia không cần có mặt cùng địa điểm.

Công chứng viên thiết lập phương thức kết nối trực tuyến để chứng kiến quá trình giao kết.

Bước 5: Ký số văn bản

Người tham gia giao dịch thực hiện ký số vào văn bản.

Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số. Sau đó, công chứng viên ký số và gắn dấu thời gian vào lời chứng.

Bước 6: Tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất văn bản

Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản. Sau đó, tổ chức thực hiện ký số và gắn dấu thời gian.

Văn bản được gửi cho người yêu cầu theo phương thức đã đăng ký.

Bước 7: Lưu trữ hồ sơ điện tử

Tổ chức hành nghề công chứng vào sổ công chứng. Hồ sơ công chứng điện tử được lập và lưu trữ theo quy định.

Công chứng online cần điều kiện gì?

Công chứng online không phải là hình thức ký hợp đồng tự do trên Internet.

Người tham gia và tổ chức thực hiện phải đáp ứng những điều kiện nhất định về tài khoản, chữ ký số và nền tảng công chứng điện tử.

Người tham gia cần có chữ ký số

Người tham gia giao dịch công chứng điện tử sử dụng chữ ký số theo quy định.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về chữ ký số công cộng và một số trường hợp sử dụng chữ ký số, chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam.

Cần tài khoản trên nền tảng công chứng điện tử

Người tham gia có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử.

Việc xác thực tài khoản có thể được thực hiện thông qua VNeID hoặc phương thức phù hợp theo quy định tại thời điểm giao dịch.

Tổ chức hành nghề công chứng phải đáp ứng điều kiện

Tổ chức hành nghề công chứng cung cấp dịch vụ phải có tài khoản và nền tảng đáp ứng yêu cầu.

Hệ thống cũng phải bảo đảm các yêu cầu về kỹ thuật, an toàn và bảo mật thông tin.

Những giao dịch nào được công chứng online?

Đây là vấn đề cần kiểm tra trước khi lựa chọn công chứng trực tuyến.

Theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP, công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả giao dịch dân sự. Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng đối với giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.

Công chứng điện tử trực tiếp

Hình thức trực tiếp có phạm vi áp dụng rộng.

Các bên vẫn giao kết trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Kết quả được tạo lập dưới dạng văn bản công chứng điện tử.

Công chứng điện tử trực tuyến

Hình thức trực tuyến cho phép các bên tham gia từ những địa điểm khác nhau.

Tuy nhiên, phạm vi áp dụng có giới hạn. Di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác không thuộc phạm vi công chứng điện tử trực tuyến theo quy định hiện hành.

Cần kiểm tra giao dịch trước khi thực hiện

Không nên chỉ dựa vào tên gọi “công chứng online”.

Trước khi thực hiện, cần xác định loại giao dịch. Sau đó, cần kiểm tra giao dịch có thuộc phạm vi công chứng điện tử trực tuyến hay không.

Công chứng online có cần gặp công chứng viên không?

Câu trả lời phụ thuộc vào hình thức công chứng điện tử.

Với công chứng điện tử trực tuyến, các bên không cần có mặt cùng một địa điểm. Tuy nhiên, giao dịch vẫn phải được thực hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên thông qua phương tiện trực tuyến.

Không cần đến cùng một địa điểm

Đây là điểm khác biệt rõ nhất của công chứng điện tử trực tuyến.

Người mua và người bán có thể tham gia từ các địa điểm khác nhau. Công chứng viên thực hiện việc chứng kiến và xác thực thông qua nền tảng phù hợp.

Vẫn phải có công chứng viên

Công chứng online không phải quy trình tự động.

Công chứng viên vẫn kiểm tra hồ sơ, nhận diện người tham gia và chứng kiến việc ký. Sau đó, công chứng viên thực hiện các bước ký số theo quy định.

Vì vậy, các dịch vụ chỉ cho phép người dùng tự tải hợp đồng lên website không phải là công chứng điện tử nếu không có quy trình công chứng hợp pháp.

Công chứng online khác ký hợp đồng online như thế nào?

Hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn.

Ký hợp đồng online chỉ là phương thức các bên xác lập hợp đồng bằng phương tiện điện tử. Trong khi đó, công chứng online phải đáp ứng quy định riêng về công chứng điện tử.

Không phải hợp đồng điện tử nào cũng là văn bản công chứng

Hợp đồng có chữ ký điện tử vẫn có thể là hợp đồng hợp pháp nếu đáp ứng điều kiện của pháp luật.

Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa hợp đồng đã được công chứng.

Muốn có văn bản công chứng điện tử, giao dịch phải được thực hiện theo trình tự công chứng điện tử.

Những lưu ý khi thực hiện công chứng online

Người dân nên kiểm tra kỹ trước khi lựa chọn dịch vụ công chứng trực tuyến.

Việc này giúp tránh nhầm lẫn giữa công chứng điện tử và các dịch vụ ký kết hợp đồng qua mạng.

Kiểm tra tổ chức hành nghề công chứng

Trước tiên, cần xác định đơn vị thực hiện có phải tổ chức hành nghề công chứng hợp pháp hay không.

Công chứng điện tử phải được thực hiện bởi chủ thể có thẩm quyền. Không nên giao giấy tờ hoặc dữ liệu cho các website không rõ tư cách pháp lý.

Kiểm tra loại giao dịch

Không phải giao dịch nào cũng được công chứng điện tử trực tuyến.

Đặc biệt, cần lưu ý các trường hợp liên quan đến di chúc và hành vi pháp lý đơn phương.

Kiểm tra chữ ký số

Người tham gia cần bảo đảm chữ ký số đáp ứng yêu cầu.

Không nên cho người khác sử dụng tài khoản hoặc phương tiện ký số của mình.

Đọc kỹ văn bản trước khi ký

Dù thực hiện trực tuyến, người yêu cầu vẫn phải kiểm tra nội dung giao dịch.

Thông tin cá nhân, tài sản, giá trị giao dịch và quyền nghĩa vụ cần được rà soát.

Lưu giữ văn bản công chứng điện tử

Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nên lưu giữ văn bản và thông tin xác thực.

QR-Code, đường link hoặc mã tham chiếu có thể được sử dụng để kiểm tra tính xác thực của văn bản.

Câu hỏi thường gặp về công chứng online

1. Công chứng online có hợp pháp không?

Có. Công chứng điện tử trực tuyến đã được pháp luật quy định. Tuy nhiên, giao dịch phải được thực hiện đúng điều kiện và quy trình.

2. Công chứng online có giá trị như công chứng giấy không?

Văn bản công chứng điện tử được lập đúng quy định có giá trị pháp lý theo Luật Công chứng. Không nên đánh giá giá trị chỉ dựa trên hình thức điện tử hay giấy.

3. Gửi hợp đồng qua email có phải công chứng online không?

Không. Gửi hoặc nhận hợp đồng qua email chỉ là trao đổi dữ liệu. Công chứng phải có công chứng viên và quy trình chứng nhận theo luật.

4. Có thể công chứng online mọi loại hợp đồng không?

Không. Phạm vi áp dụng phụ thuộc vào hình thức công chứng điện tử. Công chứng điện tử trực tuyến hiện có một số trường hợp loại trừ.

5. Công chứng online có cần chữ ký số không?

Có. Người tham gia công chứng điện tử phải đáp ứng yêu cầu về chữ ký số theo quy định áp dụng.

6. Công chứng online có cần đến văn phòng công chứng không?

Nếu thực hiện công chứng điện tử trực tuyến, các bên không cần có mặt cùng một địa điểm. Tuy nhiên, vẫn phải thực hiện giao dịch trước sự chứng kiến của công chứng viên thông qua phương tiện trực tuyến.

Công chứng online có hợp pháp không? Câu trả lời là có, nếu đó là công chứng điện tử trực tuyến được thực hiện đúng quy định pháp luật. Đây là hình thức đã được pháp luật công nhận từ ngày 01/07/2025.

Xem thêm:

Công Chứng Điện Tử Là Gì? Quy Định Mới Cần Biết

Người Ủy Quyền Chết Thì Hợp Đồng Ủy Quyền Xử Lý Thế Nào?

Người Được Ủy Quyền Chết Thì Hợp Đồng Ủy Quyền Có Còn Hiệu Lực?

Một Người Có Thể Ủy Quyền Cho Nhiều Người Không?

Người Đang Điều Trị Tại Bệnh Viện Có Thể Công Chứng Không?

Tuy nhiên, không phải mọi dịch vụ ký hợp đồng qua Internet đều là công chứng online. Nếu cần xác định giao dịch có được công chứng trực tuyến hay không, Văn phòng công chứng Đại Việt có thể hỗ trợ kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn hình thức thực hiện phù hợp.