Công Chứng Điện Tử Là Gì? Quy Định Mới Cần Biết

Công chứng điện tử là hình thức công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử. Hình thức này tạo lập văn bản công chứng điện tử thay cho cách lập văn bản giấy truyền thống.

Từ ngày 01/07/2025, Luật Công chứng 2024 đã quy định riêng về công chứng điện tử. Văn phòng công chứng Đại Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, điều kiện, quy trình và giá trị pháp lý của hình thức này.

Công chứng điện tử là gì?

Công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử. Kết quả là một văn bản công chứng điện tử được tạo lập theo quy định pháp luật.

Theo Luật Công chứng, công chứng điện tử phải bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật thông tin. Thông tin trong thông điệp dữ liệu phải có khả năng truy cập và sử dụng để tham chiếu.

Khác với cách hiểu thông thường về công chứng online, công chứng điện tử vẫn có sự tham gia của công chứng viên. Công chứng viên thực hiện việc kiểm tra, xác thực và chứng nhận giao dịch.

Luật hiện hành quy định hai hình thức gồm công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến. Mỗi hình thức có cách thức thực hiện khác nhau.

Công chứng điện tử không chỉ là scan giấy tờ

Nhiều người cho rằng scan hợp đồng rồi gửi qua email là công chứng điện tử. Cách hiểu này chưa chính xác.

Văn bản công chứng điện tử được tạo lập theo quy trình pháp luật quy định. Việc ký số và xác thực phải được thực hiện đúng thẩm quyền.

Một văn bản giấy được chuyển đổi sang điện tử cũng phải đáp ứng các điều kiện theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Công chứng viên vẫn giữ vai trò trung tâm

Công chứng điện tử không loại bỏ vai trò của công chứng viên. Công chứng viên vẫn kiểm tra hồ sơ và xác thực người tham gia giao dịch.

Công chứng viên cũng chứng kiến việc ký kết theo hình thức phù hợp. Sau đó, công chứng viên thực hiện ký số vào văn bản công chứng điện tử.

Do đó, công nghệ chỉ thay đổi phương thức thực hiện. Bản chất hoạt động công chứng vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc pháp luật.

Công chứng điện tử được quy định như thế nào?

Công chứng điện tử được quy định tại Mục 3 Chương V Luật Công chứng. Các quy định này tập trung vào nguyên tắc, điều kiện, văn bản và quy trình công chứng điện tử.

Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Chính phủ đã ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP để quy định chi tiết một số nội dung liên quan.

Nguyên tắc thực hiện công chứng điện tử

Công chứng điện tử phải bảo đảm an ninh và an toàn thông tin. Dữ liệu công chứng cũng phải được bảo vệ theo quy định pháp luật.

Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng phải đáp ứng điều kiện để cung cấp dịch vụ. Phạm vi giao dịch được áp dụng còn phụ thuộc quy định của Chính phủ.

Điều kiện đối với công chứng viên

Công chứng viên cung cấp dịch vụ công chứng điện tử phải có tài khoản thực hiện công chứng điện tử.

Ngoài ra, công chứng viên phải có chữ ký số. Công chứng viên cũng phải sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định về giao dịch điện tử.

Điều kiện đối với tổ chức hành nghề công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng cũng phải có tài khoản cung cấp dịch vụ.

Tổ chức phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian. Đồng thời, tổ chức phải có đủ trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công chứng điện tử.

Công chứng điện tử khác công chứng truyền thống ra sao?

Điểm khác biệt chính nằm ở phương thức tạo lập và ký văn bản. Công chứng truyền thống chủ yếu sử dụng văn bản giấy.

Trong khi đó, công chứng điện tử tạo lập văn bản dưới dạng điện tử. Việc ký và chứng nhận được thực hiện bằng chữ ký số theo quy định.

Công chứng điện tử vẫn phải kiểm tra hồ sơ

Dù sử dụng nền tảng điện tử, công chứng viên vẫn phải kiểm tra hồ sơ.

Thông tin nhân thân, giấy tờ và nội dung giao dịch vẫn phải được xác định theo quy định. Công nghệ không thay thế bước kiểm tra pháp lý.

Công chứng điện tử thuận lợi hơn về phương thức thực hiện

Công chứng điện tử có thể hỗ trợ các bên thực hiện giao dịch theo phương thức điện tử. Đặc biệt, hình thức trực tuyến cho phép các bên không có mặt cùng một địa điểm.

Tuy nhiên, không phải mọi giao dịch đều mặc nhiên được công chứng trực tuyến. Phạm vi áp dụng phải tuân theo quy định pháp luật.

Công chứng điện tử được thực hiện theo những hình thức nào?

Luật Công chứng hiện hành quy định hai hình thức công chứng điện tử. Đó là công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến.

Công chứng điện tử trực tiếp

Công chứng điện tử trực tiếp vẫn yêu cầu người tham gia giao dịch giao kết trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.

Điểm khác biệt nằm ở kết quả cuối cùng. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng sử dụng chữ ký số để tạo văn bản công chứng điện tử.

Theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP, quy trình gồm các bước kiểm tra hồ sơ, xác thực nhân thân và ký số. Công chứng viên sau đó ký số và gắn dấu thời gian vào lời chứng.

Công chứng điện tử trực tuyến

Công chứng điện tử trực tuyến cho phép các bên không có mặt cùng một địa điểm.

Các bên giao kết thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận bằng chữ ký số.

Đây là hình thức thường được nhắc đến khi tìm hiểu công chứng online.

Tuy nhiên, cần phân biệt công chứng điện tử trực tuyến với việc chỉ gửi hồ sơ qua mạng. Công chứng viên vẫn phải thực hiện các bước xác thực và chứng kiến theo quy định.

Quy trình công chứng điện tử gồm những bước nào?

Quy trình có thể khác nhau tùy hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến. Tuy nhiên, người yêu cầu thường phải chuẩn bị hồ sơ và thực hiện xác thực theo yêu cầu.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã quy định cụ thể quy trình công chứng điện tử trực tiếp và trực tuyến.

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Người yêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ theo loại giao dịch.

Hồ sơ có thể gồm giấy tờ nhân thân và giấy tờ liên quan đến tài sản. Công chứng viên tiếp nhận và kiểm tra thông tin.

Bước 2: Khởi tạo giao dịch điện tử

Công chứng viên khởi tạo giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử.

Tài khoản của công chứng viên và người tham gia giao dịch được thiết lập theo quy định.

Bước 3: Kiểm tra văn bản giao dịch

Văn bản giao dịch được đưa lên nền tảng công chứng điện tử.

Người yêu cầu có thể tự đọc lại văn bản. Công chứng viên cũng có thể đọc cho người yêu cầu theo đề nghị.

Bước 4: Xác thực người tham gia giao dịch

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ và thông tin của người tham gia.

Thông tin có thể được đối chiếu với cơ sở dữ liệu khi có điều kiện. Hồ sơ đáp ứng yêu cầu sẽ được chuyển đổi sang thông điệp dữ liệu để lưu trữ.

Bước 5: Các bên ký số

Người tham gia giao dịch thực hiện ký số theo quy trình.

Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số. Sau đó, công chứng viên ký số và gắn dấu thời gian vào lời chứng.

Bước 6: Tổ chức hành nghề công chứng ký số

Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện ký số và gắn dấu thời gian.

Sau khi hoàn tất, văn bản công chứng điện tử được gửi cho người yêu cầu theo phương thức đã đăng ký.

Bước 7: Lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử

Tổ chức hành nghề công chứng vào sổ công chứng. Hồ sơ công chứng điện tử cũng được lập và lưu trữ theo quy định.

Điều kiện để thực hiện công chứng điện tử

Không phải cá nhân nào cũng có thể tự tạo một văn bản được gọi là văn bản công chứng điện tử.

Việc công chứng phải được thực hiện thông qua công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng điều kiện. Người tham gia giao dịch cũng phải đáp ứng yêu cầu về tài khoản và chữ ký số theo quy định.

Điều kiện về chữ ký số

Người tham gia công chứng điện tử sử dụng chữ ký số theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định người tham gia có thể sử dụng chữ ký số công cộng. Một số trường hợp có thể sử dụng chữ ký số hoặc chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam.

Điều kiện về tài khoản

Người tham gia có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử.

Theo quy định, việc xác thực và đồng bộ tài khoản có thể được thực hiện thông qua VNeID hoặc ứng dụng phù hợp tại thời điểm giao dịch.

Điều kiện về nền tảng công chứng điện tử

Nền tảng phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và an toàn thông tin.

Tổ chức hành nghề công chứng phải có đủ thiết bị để cung cấp dịch vụ. Đây là điều kiện quan trọng để bảo đảm tính an toàn của dữ liệu.

Văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý không?

Có. Văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý theo Luật Công chứng khi được tạo lập và ký đúng quy định.

Theo Điều 64, văn bản công chứng điện tử có hiệu lực từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng.

Văn bản có hiệu lực từ thời điểm nào?

Thời điểm có hiệu lực được xác định theo quy định riêng đối với văn bản điện tử.

Văn bản có hiệu lực từ khi hoàn tất việc ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Đây là điểm khác với văn bản giấy.

Văn bản có giá trị chứng cứ không?

Văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý theo khoản 2 và khoản 3 Điều 6 Luật Công chứng.

Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ. Những tình tiết, sự kiện được ghi nhận không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu.

Có thể chuyển đổi sang văn bản giấy không?

Pháp luật cho phép chuyển đổi giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy.

Việc chuyển đổi phải đáp ứng điều kiện của pháp luật về giao dịch điện tử. Văn bản được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ điều kiện.

Những giao dịch nào có thể được công chứng điện tử?

Phạm vi giao dịch được công chứng điện tử không hoàn toàn giống nhau giữa hai hình thức.

Theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP, công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả giao dịch dân sự. Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.

Công chứng điện tử trực tiếp

Hình thức trực tiếp có phạm vi áp dụng rộng hơn.

Các bên vẫn giao kết trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Kết quả được tạo lập dưới dạng văn bản công chứng điện tử.

Công chứng điện tử trực tuyến

Hình thức trực tuyến cho phép các bên không có mặt tại cùng một địa điểm.

Tuy nhiên, không phải mọi giao dịch đều được áp dụng. Theo quy định hiện hành, di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác không thuộc phạm vi công chứng điện tử trực tuyến.

Cần kiểm tra phạm vi áp dụng trước khi thực hiện

Phạm vi công chứng điện tử có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ.

Vì vậy, người yêu cầu nên kiểm tra loại giao dịch trước khi lựa chọn hình thức. Không nên mặc định mọi hợp đồng đều có thể công chứng hoàn toàn trực tuyến.

Công chứng điện tử có cần gặp trực tiếp công chứng viên không?

Câu trả lời phụ thuộc vào hình thức công chứng điện tử được lựa chọn.

Với công chứng điện tử trực tiếp, người yêu cầu vẫn giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Với công chứng điện tử trực tuyến, các bên có thể không cùng địa điểm.

Công chứng điện tử trực tiếp vẫn gặp công chứng viên

Tên gọi “điện tử” không có nghĩa người yêu cầu luôn thực hiện từ xa.

Ở hình thức trực tiếp, công chứng viên chứng kiến việc giao kết tại cùng địa điểm. Sau đó, các bên thực hiện ký số theo quy trình.

Công chứng điện tử trực tuyến không cần cùng địa điểm

Với hình thức trực tuyến, các bên tham gia không cần có mặt tại cùng một địa điểm.

Tuy nhiên, giao dịch vẫn phải được thực hiện trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên thông qua phương tiện trực tuyến.

Do đó, công chứng trực tuyến vẫn có sự kiểm tra và chứng kiến của công chứng viên. Đây không phải hình thức tự động ký hợp đồng trên một website.

Những lưu ý khi thực hiện công chứng điện tử

Công chứng điện tử giúp thay đổi phương thức thực hiện giao dịch. Tuy nhiên, người yêu cầu vẫn cần chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra nội dung cẩn thận.

Kiểm tra loại giao dịch trước

Trước tiên, cần xác định giao dịch có thuộc phạm vi được công chứng điện tử hay không.

Đặc biệt, cần phân biệt công chứng điện tử trực tiếp và trực tuyến. Mỗi hình thức có phạm vi áp dụng khác nhau.

Chuẩn bị chữ ký số

Người tham gia cần đáp ứng yêu cầu về chữ ký số.

Nếu chưa có chữ ký số phù hợp, cần thực hiện việc đăng ký hoặc xác thực theo hướng dẫn của nền tảng và tổ chức hành nghề công chứng.

Kiểm tra kỹ nội dung văn bản

Người yêu cầu cần đọc kỹ toàn bộ nội dung trước khi ký.

Thông tin cá nhân, tài sản, giá trị giao dịch và quyền nghĩa vụ phải được kiểm tra. Nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu sửa trước khi ký số.

Bảo mật tài khoản và thông tin

Tài khoản, chữ ký số và dữ liệu giao dịch cần được bảo mật.

Không nên cung cấp thông tin đăng nhập hoặc phương tiện ký số cho người khác. Việc bảo mật giúp hạn chế rủi ro trong quá trình giao dịch.

Kiểm tra phương thức nhận văn bản

Sau khi hoàn tất, văn bản công chứng điện tử được gửi theo phương thức đã đăng ký.

Người yêu cầu nên kiểm tra khả năng truy cập và lưu trữ văn bản. Việc lưu giữ dữ liệu giúp thuận tiện khi cần sử dụng về sau.

Câu hỏi thường gặp về công chứng điện tử

1. Công chứng điện tử là gì?

Công chứng điện tử là việc công chứng bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử. Hoạt động này vẫn do công chứng viên thực hiện theo quy định.

2. Công chứng điện tử có giá trị pháp lý không?

Có. Văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý theo Luật Công chứng khi được tạo lập và ký đúng quy định.

3. Công chứng điện tử có phải công chứng online không?

Công chứng trực tuyến là một hình thức của công chứng điện tử. Tuy nhiên, công chứng điện tử còn bao gồm hình thức trực tiếp.

4. Công chứng điện tử có cần chữ ký số không?

Có. Người tham gia và chủ thể thực hiện công chứng phải đáp ứng các yêu cầu về chữ ký số theo quy định áp dụng.

5. Công chứng điện tử trực tuyến có cần gặp công chứng viên không?

Không cần gặp tại cùng một địa điểm. Tuy nhiên, giao dịch vẫn phải được thực hiện trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên thông qua phương tiện trực tuyến.

6. Di chúc có được công chứng điện tử trực tuyến không?

Theo quy định hiện hành tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP, công chứng điện tử trực tuyến không áp dụng đối với di chúc.

Công chứng điện tử là phương thức công chứng mới được pháp luật quy định nhằm tạo lập và xác nhận văn bản trên môi trường điện tử. Hình thức này gồm công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến.

Xem thêm:

Người Ủy Quyền Chết Thì Hợp Đồng Ủy Quyền Xử Lý Thế Nào?

Người Được Ủy Quyền Chết Thì Hợp Đồng Ủy Quyền Có Còn Hiệu Lực?

Một Người Có Thể Ủy Quyền Cho Nhiều Người Không?

Người Đang Điều Trị Tại Bệnh Viện Có Thể Công Chứng Không?

Người Cao Tuổi Có Cần Giấy Khám Sức Khỏe Khi Lập Di Chúc Không?

Việc lựa chọn hình thức cần căn cứ vào loại giao dịch và điều kiện thực tế. Nếu cần kiểm tra hồ sơ hoặc hình thức công chứng phù hợp, Văn phòng công chứng Đại Việt có thể hỗ trợ hướng dẫn quy trình theo quy định hiện hành.