Công Chứng Điện Tử Khác Công Chứng Truyền Thống Thế Nào?

Công chứng điện tử đang trở thành hình thức mới trong quá trình chuyển đổi số hoạt động công chứng. Từ ngày 01/07/2025, pháp luật đã có quy định cụ thể về công chứng điện tử và quy trình thực hiện.

Vậy công chứng điện tử khác công chứng truyền thống thế nào? Văn phòng công chứng Đại Việt sẽ giúp bạn phân biệt hai hình thức này về cách thực hiện, hồ sơ, chữ ký, văn bản và giá trị pháp lý.

Công chứng điện tử khác công chứng truyền thống thế nào?

Điểm khác biệt dễ nhận thấy nhất nằm ở phương thức và môi trường thực hiện.

Công chứng truyền thống chủ yếu được thực hiện trên hồ sơ và văn bản giấy. Người yêu cầu thực hiện các bước trực tiếp theo quy trình công chứng.

Trong khi đó, công chứng điện tử được thực hiện trên môi trường điện tử. Hồ sơ, giao dịch và văn bản công chứng có thể được xử lý dưới dạng dữ liệu điện tử.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định hai hình thức gồm công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến. Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.

Tuy nhiên, công chứng điện tử vẫn phải do công chứng viên thực hiện. Người tham gia cũng phải đáp ứng các yêu cầu về xác thực và chữ ký số.

Công chứng điện tử là gì?

Công chứng điện tử là hình thức công chứng được thực hiện trên môi trường điện tử theo quy định của Luật Công chứng và văn bản hướng dẫn.

Quy trình có thể sử dụng nền tảng công chứng điện tử. Người tham gia có thể thực hiện việc ký số thay cho việc ký trên văn bản giấy.

Đối với công chứng điện tử trực tuyến, các bên có thể tham gia từ những địa điểm khác nhau. Công chứng viên vẫn phải chứng kiến việc giao kết thông qua phương tiện trực tuyến.

Công chứng điện tử trực tiếp

Ở hình thức này, giao dịch được thực hiện trên nền tảng công chứng điện tử.

Công chứng viên kiểm tra hồ sơ và xác thực người tham gia. Sau đó, người yêu cầu đọc hoặc được đọc nội dung văn bản.

Người tham gia ký số vào văn bản. Công chứng viên kiểm tra chữ ký số và thực hiện việc ký số theo quy định.

Công chứng điện tử trực tuyến

Công chứng điện tử trực tuyến cho phép các bên tham gia từ những địa điểm khác nhau.

Các công chứng viên tại các điểm cầu được kết nối trực tuyến. Việc giao kết vẫn phải được thực hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên.

Đây là hình thức thường được gọi ngắn gọn là công chứng online. Tuy nhiên, công chứng online phải đáp ứng đầy đủ điều kiện và quy trình pháp luật.

Công chứng truyền thống là gì?

Công chứng truyền thống là cách thức công chứng được thực hiện trực tiếp theo quy trình công chứng thông thường.

Người yêu cầu chuẩn bị hồ sơ và làm việc với công chứng viên. Các bên thực hiện việc đọc, xác nhận và ký văn bản theo quy định.

Công chứng viên kiểm tra hồ sơ và xác định các điều kiện cần thiết. Sau đó, công chứng viên thực hiện việc chứng nhận giao dịch.

Hồ sơ được kiểm tra trực tiếp

Trong phương thức truyền thống, người yêu cầu thường xuất trình hồ sơ trực tiếp.

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ nhân thân và tài liệu liên quan. Hồ sơ về tài sản cũng được xem xét theo từng giao dịch.

Nếu hồ sơ cần bổ sung, người yêu cầu được hướng dẫn hoàn thiện trước khi ký.

Văn bản thường được lập dưới dạng giấy

Văn bản công chứng truyền thống thường được thể hiện trên giấy.

Các bên ký vào văn bản theo trình tự. Công chứng viên ký lời chứng và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện các thủ tục liên quan.

Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nhận và lưu giữ văn bản công chứng giấy.

So sánh công chứng điện tử và công chứng truyền thống

Để hiểu rõ công chứng điện tử khác công chứng truyền thống thế nào, có thể so sánh theo những tiêu chí cơ bản dưới đây:

Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định quy trình công chứng điện tử, bao gồm việc xác thực người tham gia, ký số, công chứng viên ký số và lưu trữ hồ sơ điện tử.

Khác nhau về hình thức thực hiện

Đây là điểm khác biệt rõ nhất giữa hai hình thức công chứng.

Công chứng truyền thống thực hiện trực tiếp

Với công chứng truyền thống, các bên thường đến tổ chức hành nghề công chứng.

Người yêu cầu xuất trình giấy tờ và trao đổi trực tiếp với công chứng viên. Việc ký văn bản cũng được thực hiện theo hình thức trực tiếp.

Phương thức này phù hợp với những người muốn được hướng dẫn trực tiếp trong quá trình thực hiện.

Công chứng điện tử thực hiện trên nền tảng điện tử

Công chứng điện tử sử dụng nền tảng công chứng điện tử để xử lý giao dịch.

Người tham gia có thể đọc văn bản trên hệ thống. Việc ký được thực hiện bằng chữ ký số theo quy định.

Với công chứng điện tử trực tuyến, các bên không cần có mặt tại cùng một địa điểm. Tuy nhiên, công chứng viên vẫn phải chứng kiến việc giao kết.

Khác nhau về hồ sơ và phương thức xác thực

Hồ sơ là một nội dung quan trọng khi phân biệt công chứng điện tử và công chứng truyền thống.

Cả hai hình thức đều yêu cầu xác định đúng người tham gia và kiểm tra tài liệu liên quan. Điểm khác nằm ở cách thức xử lý và xác thực thông tin.

Công chứng truyền thống sử dụng hồ sơ trực tiếp

Người yêu cầu thường mang hồ sơ giấy đến tổ chức hành nghề công chứng.

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ và đối chiếu thông tin. Những giấy tờ cần thiết được xem xét trước khi giao dịch được ký.

Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, người yêu cầu có thể phải bổ sung giấy tờ.

Công chứng điện tử sử dụng dữ liệu điện tử

Với công chứng điện tử, công chứng viên có thể tải văn bản giao dịch lên nền tảng công chứng điện tử.

Giấy tờ do người yêu cầu xuất trình có thể được chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ theo quy định.

Công chứng viên vẫn phải kiểm tra và xác thực thông tin. Vì vậy, công chứng điện tử không đồng nghĩa với việc bỏ qua bước kiểm tra hồ sơ.

Khác nhau về chữ ký và văn bản công chứng

Chữ ký và hình thức văn bản là điểm khác biệt dễ nhận biết.

Công chứng truyền thống sử dụng chữ ký trực tiếp

Các bên ký trực tiếp trên văn bản công chứng.

Công chứng viên ký lời chứng theo trình tự. Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện các thủ tục liên quan đến văn bản.

Văn bản sau khi hoàn tất được lưu giữ dưới hình thức giấy theo quy định.

Công chứng điện tử sử dụng chữ ký số

Trong công chứng điện tử, người tham gia sử dụng chữ ký số theo quy định.

Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số. Sau đó, công chứng viên ký số và gắn dấu thời gian vào lời chứng.

Tổ chức hành nghề công chứng tiếp tục thực hiện việc ghi số văn bản, ký số và gắn dấu thời gian.

Văn bản công chứng điện tử có cơ chế xác thực

Văn bản công chứng điện tử có thể được kiểm tra tính xác thực bằng QR-Code, đường link, mã số hoặc ký hiệu phù hợp theo quy định.

Điều này giúp người sử dụng kiểm tra nguồn gốc và thông tin của văn bản điện tử.

Vì vậy, văn bản điện tử không đơn thuần là bản scan của văn bản giấy.

Giá trị pháp lý của công chứng điện tử và công chứng truyền thống

Một vấn đề nhiều người quan tâm khi tìm hiểu công chứng điện tử khác công chứng truyền thống thế nào là giá trị pháp lý.

Về nguyên tắc, không nên đánh giá giá trị pháp lý chỉ dựa trên việc văn bản được lập bằng giấy hay điện tử.

Công chứng điện tử được pháp luật công nhận

Luật Công chứng và Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã quy định về công chứng điện tử.

Nếu giao dịch được thực hiện đúng điều kiện và trình tự, văn bản công chứng điện tử có giá trị theo quy định pháp luật.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP cũng quy định việc lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử.

Công chứng truyền thống vẫn có giá trị pháp lý

Văn bản công chứng giấy được lập theo đúng trình tự vẫn có giá trị theo Luật Công chứng.

Do đó, công chứng điện tử không phải là hình thức thay thế giá trị pháp lý của công chứng truyền thống.

Sự khác biệt chủ yếu nằm ở môi trường thực hiện, phương thức ký và cách quản lý văn bản.

Công chứng điện tử có thay thế hoàn toàn công chứng truyền thống không?

Hiện nay, công chứng điện tử không đồng nghĩa với việc công chứng truyền thống bị thay thế hoàn toàn.

Hai hình thức cùng tồn tại theo quy định pháp luật. Người yêu cầu có thể lựa chọn hình thức phù hợp khi giao dịch đáp ứng điều kiện tương ứng.

Công chứng điện tử tạo thêm phương thức thực hiện

Công chứng điện tử giúp người tham gia thực hiện giao dịch trên môi trường số.

Đặc biệt, công chứng điện tử trực tuyến tạo điều kiện để các bên tham gia từ những địa điểm khác nhau.

Tuy nhiên, hình thức này vẫn yêu cầu xác thực và sự chứng kiến của công chứng viên.

Công chứng truyền thống vẫn được sử dụng

Công chứng trực tiếp vẫn phù hợp với nhiều giao dịch.

Một số người có thể thuận tiện hơn khi mang hồ sơ giấy đến tổ chức hành nghề công chứng. Việc trao đổi trực tiếp cũng giúp xử lý hồ sơ trong một số trường hợp.

Vì vậy, hai hình thức có thể được sử dụng song song tùy giao dịch và điều kiện thực tế.

Khi nào nên lựa chọn công chứng điện tử hoặc công chứng truyền thống?

Việc lựa chọn hình thức công chứng cần dựa trên loại giao dịch và điều kiện thực tế.

Có thể cân nhắc công chứng điện tử khi

Công chứng điện tử có thể phù hợp khi các bên có nhu cầu xử lý giao dịch trên môi trường số.

Hình thức trực tuyến đặc biệt thuận tiện khi các bên đang ở những địa điểm khác nhau.

Tuy nhiên, người tham gia cần đáp ứng điều kiện về tài khoản và chữ ký số. Giao dịch cũng phải thuộc phạm vi được phép thực hiện.

Có thể lựa chọn công chứng truyền thống khi

Công chứng truyền thống phù hợp với người muốn thực hiện trực tiếp tại tổ chức hành nghề công chứng.

Hình thức này cũng thuận tiện khi người yêu cầu có đầy đủ hồ sơ giấy. Các bên có thể trao đổi trực tiếp với công chứng viên.

Trong trường hợp giao dịch chưa đủ điều kiện công chứng điện tử trực tuyến, công chứng truyền thống có thể là phương thức cần xem xét.

Cần kiểm tra loại giao dịch trước

Không nên lựa chọn chỉ dựa vào yếu tố nhanh hay thuận tiện.

Người yêu cầu cần xác định giao dịch có thuộc phạm vi công chứng điện tử hay không. Sau đó, cần kiểm tra điều kiện về hồ sơ và chữ ký số.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định riêng về phạm vi và quy trình công chứng điện tử trực tuyến.

Những lưu ý khi thực hiện công chứng điện tử

Công chứng điện tử là hình thức mới nên người dân cần kiểm tra kỹ trước khi thực hiện.

Kiểm tra tổ chức hành nghề công chứng

Trước tiên, cần xác định tổ chức thực hiện là tổ chức hành nghề công chứng hợp pháp.

Không nên nhầm nền tảng ký hợp đồng điện tử với nền tảng công chứng điện tử.

Công chứng vẫn phải được thực hiện bởi công chứng viên theo quy định pháp luật.

Kiểm tra điều kiện về chữ ký số

Người tham gia công chứng điện tử cần sử dụng chữ ký số theo quy định.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP cho phép sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp. Một số trường hợp có thể sử dụng chữ ký số hoặc chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam.

Kiểm tra loại giao dịch

Không phải mọi giao dịch đều có thể thực hiện bằng công chứng điện tử trực tuyến.

Người yêu cầu cần xác định loại giao dịch trước. Sau đó, cần kiểm tra phạm vi áp dụng của hình thức công chứng điện tử.

Đọc kỹ văn bản trước khi ký

Dù thực hiện bằng phương thức điện tử, người yêu cầu vẫn cần đọc kỹ nội dung.

Thông tin về chủ thể, tài sản, giá trị giao dịch và quyền nghĩa vụ cần được kiểm tra.

Không nên ký số khi còn nội dung chưa rõ hoặc chưa thống nhất.

Lưu giữ văn bản và thông tin xác thực

Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nên lưu giữ văn bản công chứng điện tử.

Các thông tin như QR-Code, đường link hoặc mã tham chiếu có thể hỗ trợ việc kiểm tra văn bản khi cần.

Việc lưu trữ đúng cách cũng giúp thuận tiện khi sử dụng văn bản trong các thủ tục tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp về công chứng điện tử và công chứng truyền thống

1. Công chứng điện tử khác công chứng truyền thống thế nào?

Khác biệt chủ yếu nằm ở môi trường và phương thức thực hiện. Công chứng điện tử sử dụng nền tảng điện tử và chữ ký số. Công chứng truyền thống chủ yếu thực hiện trực tiếp trên văn bản giấy.

2. Công chứng điện tử có giá trị pháp lý không?

Có. Công chứng điện tử được pháp luật quy định. Văn bản được lập đúng trình tự có giá trị theo quy định về công chứng.

3. Công chứng điện tử có cần công chứng viên không?

Có. Công chứng điện tử vẫn phải được thực hiện bởi công chứng viên. Công chứng viên kiểm tra hồ sơ, xác thực người tham gia và thực hiện việc chứng nhận theo quy định.

4. Công chứng điện tử có phải công chứng online không?

“Công chứng online” thường được dùng để chỉ công chứng điện tử trực tuyến. Tuy nhiên, đây là cách gọi thông dụng. Thuật ngữ pháp lý là công chứng điện tử trực tuyến.

5. Công chứng điện tử có cần chữ ký số không?

Có. Người tham gia giao dịch công chứng điện tử phải đáp ứng yêu cầu về chữ ký số theo quy định hiện hành.

Hiểu rõ công chứng điện tử khác công chứng truyền thống thế nào giúp người dân lựa chọn phương thức phù hợp với từng giao dịch. Hai hình thức khác nhau chủ yếu về môi trường thực hiện, phương thức ký, hồ sơ điện tử và cách lưu trữ văn bản.

Xem thêm:

Công Chứng Online Có Hợp Pháp Không? Quy Định Mới Nhất

Công Chứng Điện Tử Là Gì? Quy Định Mới Cần Biết

Người Ủy Quyền Chết Thì Hợp Đồng Ủy Quyền Xử Lý Thế Nào?

Người Được Ủy Quyền Chết Thì Hợp Đồng Ủy Quyền Có Còn Hiệu Lực?

Một Người Có Thể Ủy Quyền Cho Nhiều Người Không?

Công chứng điện tử tạo thêm phương thức thực hiện giao dịch trên môi trường số. Nếu cần kiểm tra điều kiện và hồ sơ, Văn phòng công chứng Đại Việt có thể hướng dẫn hình thức công chứng phù hợp với từng trường hợp.