Công Chứng Điện Tử Có Thể Thay Thế Hợp Đồng Giấy Không?

Công chứng điện tử đang mở ra phương thức mới để xác lập và lưu trữ giao dịch trên môi trường số. Từ ngày 01/07/2025, pháp luật đã quy định cụ thể về văn bản công chứng điện tử.

Vậy công chứng điện tử có thể thay thế hợp đồng giấy không? Văn phòng công chứng Đại Việt sẽ giúp bạn phân biệt giá trị của văn bản điện tử, hợp đồng giấy và trường hợp chuyển đổi giữa hai hình thức.

Công chứng điện tử có thể thay thế hợp đồng giấy không?

Có, trong phạm vi văn bản được công chứng điện tử đúng quy định. Pháp luật hiện hành đã công nhận văn bản công chứng điện tử.

Văn bản này có thể được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử. Văn bản công chứng giấy cũng có thể được chuyển đổi thành văn bản điện tử theo điều kiện pháp luật.

Do đó, không thể hiểu rằng mọi hợp đồng điện tử đều tự động thay thế hợp đồng giấy.

Điều quan trọng là phải xác định văn bản có phải văn bản công chứng điện tử hợp pháp hay không. Việc ký hợp đồng qua email hoặc nền tảng điện tử chưa đồng nghĩa với công chứng.

Văn bản công chứng điện tử được pháp luật công nhận

Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định văn bản công chứng điện tử được tạo lập theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến.

Văn bản phải đáp ứng yêu cầu về chữ ký số và các điều kiện liên quan. Văn bản cũng phải có cơ chế tham chiếu và kiểm tra tính xác thực.

Theo quy định, văn bản có thể có QR-Code, đường link, mã số hoặc ký hiệu riêng để kiểm tra tính xác thực.

Không phải hợp đồng điện tử nào cũng thay thế hợp đồng giấy

Hợp đồng được ký bằng chữ ký điện tử có thể có giá trị theo pháp luật giao dịch điện tử.

Tuy nhiên, hợp đồng đó không mặc nhiên trở thành văn bản công chứng điện tử.

Nếu giao dịch thuộc trường hợp phải công chứng, các bên vẫn phải thực hiện đúng thủ tục công chứng.

Văn bản công chứng điện tử có giá trị như hợp đồng giấy không?

Giá trị của văn bản cần được xem xét theo hình thức công chứng và quy định pháp luật áp dụng.

Văn bản công chứng điện tử được lập đúng quy định là văn bản công chứng. Việc thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử không làm mất giá trị pháp lý của văn bản.

Giá trị pháp lý không chỉ phụ thuộc vào hình thức giấy

Một văn bản công chứng không có giá trị chỉ vì được in trên giấy.

Điều quan trọng là văn bản phải được lập đúng thẩm quyền, trình tự và điều kiện pháp luật.

Vì vậy, văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy đều cần được xem xét dựa trên căn cứ pháp lý tương ứng.

Văn bản công chứng điện tử có cơ chế xác thực

Văn bản điện tử phải có thông tin giúp người sử dụng kiểm tra tính xác thực.

QR-Code, đường link, mã số hoặc ký hiệu riêng có thể được sử dụng cho mục đích này.

Điều này giúp phân biệt văn bản công chứng điện tử với một file PDF hoặc bản scan thông thường.

Hợp đồng giấy có thể chuyển thành văn bản công chứng điện tử không?

Có thể, nhưng việc chuyển đổi phải đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật. Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định văn bản công chứng giấy có thể được chuyển đổi thành văn bản điện tử theo quy định. Văn bản sau chuyển đổi phải có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.

Chuyển đổi không đơn giản là scan hợp đồng

Quét hợp đồng giấy thành file PDF chỉ tạo ra bản điện tử thông thường. File scan không tự động trở thành văn bản công chứng điện tử.

Việc chuyển đổi phải được thực hiện theo đúng quy định về công chứng và giao dịch điện tử. Vì vậy, người dân không nên tự scan hợp đồng rồi sử dụng file đó như văn bản công chứng điện tử.

Văn bản chuyển đổi phải có thông tin xác thực

Văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code, đường link, mã số hoặc ký hiệu riêng để tham chiếu và kiểm tra tính xác thực.

Chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng cũng là yếu tố quan trọng. Nhờ đó, người sử dụng có thể phân biệt văn bản công chứng điện tử với bản scan thông thường.

Nên thực hiện chuyển đổi tại tổ chức hành nghề công chứng

Khi cần chuyển hợp đồng giấy đã công chứng sang dạng điện tử, người dân nên liên hệ tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ. Việc này giúp văn bản được chuyển đổi theo đúng quy định và bảo đảm khả năng xác thực.

Lưu ý, quy định chi tiết hơn về chuyển đổi giữa văn bản công chứng giấy và điện tử đang được đề xuất trong dự thảo sửa đổi Nghị định 104/2025/NĐ-CP. Vì vậy, các nội dung của dự thảo chưa nên xem là quy định đã có hiệu lực.

Công chứng điện tử có thay thế hoàn toàn hợp đồng giấy không?

Không nên hiểu công chứng điện tử thay thế hoàn toàn hợp đồng giấy trong mọi trường hợp.

Hai hình thức có thể cùng tồn tại tùy giao dịch và yêu cầu pháp luật.

Công chứng điện tử có thể được sử dụng độc lập

Nếu giao dịch được công chứng điện tử đúng quy định, văn bản công chứng có thể tồn tại dưới dạng điện tử.

Người tham gia có thể sử dụng văn bản theo nhu cầu và quy định của thủ tục tiếp theo.

Khi cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận yêu cầu văn bản điện tử phù hợp, người sử dụng có thể cung cấp văn bản công chứng điện tử.

Một số trường hợp vẫn cần kiểm tra yêu cầu của thủ tục tiếp theo

Không nên mặc định rằng mọi cơ quan hoặc giao dịch đều chỉ cần file điện tử.

Một thủ tục chuyên ngành có thể có yêu cầu riêng về hình thức và phương thức cung cấp văn bản.

Vì vậy, trước khi chỉ sử dụng bản điện tử, các bên nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ.

Khi nào nên sử dụng văn bản công chứng điện tử?

Việc sử dụng văn bản công chứng điện tử phụ thuộc vào loại giao dịch và điều kiện thực tế. Hình thức này phù hợp khi giao dịch đáp ứng đầy đủ điều kiện công chứng điện tử theo quy định.

Các bên cũng cần xem xét mục đích sử dụng văn bản sau khi công chứng. Đặc biệt, cần kiểm tra yêu cầu của cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ.

Khi giao dịch được công chứng điện tử đúng quy định

Nếu giao dịch thuộc phạm vi được công chứng điện tử và các bên đáp ứng đầy đủ điều kiện, văn bản có thể được lập dưới dạng điện tử.

Công chứng viên thực hiện việc kiểm tra, xác thực và chứng nhận theo quy trình. Người tham gia cần đáp ứng các yêu cầu về chữ ký số và điều kiện liên quan.

Sau khi hoàn tất, văn bản công chứng điện tử được tạo lập và lưu trữ theo quy định. Người sử dụng cần bảo quản văn bản cùng các thông tin phục vụ việc kiểm tra tính xác thực.

Khi các bên cần lưu trữ hồ sơ điện tử

Văn bản công chứng điện tử thuận tiện cho việc lưu trữ và trao đổi dữ liệu. Người sử dụng có thể lưu trữ văn bản trên hệ thống hoặc thiết bị phù hợp.

Hình thức điện tử cũng giúp hạn chế việc phải lưu giữ nhiều bản giấy. Tuy nhiên, người sử dụng cần bảo quản file và thông tin xác thực của văn bản.

Khi cần sử dụng, nên kiểm tra khả năng truy xuất và xác thực văn bản. Không nên chỉ lưu một bản sao không có thông tin xác thực.

Khi giao dịch được thực hiện trực tuyến

Công chứng điện tử trực tuyến cho phép các bên tham gia từ những địa điểm khác nhau. Giao dịch vẫn phải được thực hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên theo quy định.

Người tham gia cần thực hiện các bước xác thực và ký số theo yêu cầu. Công chứng viên kiểm tra hồ sơ, xác thực người tham gia và chứng nhận giao dịch.

Sau khi hoàn tất, văn bản công chứng điện tử được tạo lập và lưu trữ theo quy định. Các bên có thể sử dụng văn bản trong phạm vi pháp luật cho phép.

Khi nào vẫn cần hợp đồng hoặc văn bản giấy?

Việc sử dụng văn bản giấy vẫn có thể cần thiết trong một số trường hợp. Điều này phụ thuộc vào loại giao dịch và yêu cầu của thủ tục tiếp theo.

Người sử dụng không nên mặc định văn bản điện tử có thể thay thế bản giấy trong mọi trường hợp. Cần kiểm tra yêu cầu của cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận.

Khi thủ tục tiếp theo yêu cầu bản giấy

Một số thủ tục hành chính hoặc giao dịch thực tế có thể yêu cầu xuất trình bản giấy theo quy định áp dụng.

Khi đó, người sử dụng cần kiểm tra rõ hình thức hồ sơ được cơ quan tiếp nhận chấp nhận. Nếu yêu cầu bản giấy, cần chuẩn bị đúng loại văn bản theo quy định.

Không nên tự suy đoán rằng văn bản công chứng điện tử luôn được chấp nhận trong mọi thủ tục. Yêu cầu có thể khác nhau tùy từng giao dịch và cơ quan tiếp nhận.

Khi cần đối chiếu hồ sơ gốc

Trong một số trường hợp, bên tiếp nhận có thể cần đối chiếu hồ sơ hoặc thông tin gốc. Việc có bản giấy giúp thuận tiện khi thực hiện các thủ tục chưa hoàn toàn số hóa.

Bản giấy cũng có thể cần thiết khi giao dịch liên quan đến nhiều loại hồ sơ khác nhau. Tuy nhiên, yêu cầu cụ thể vẫn phụ thuộc vào từng giao dịch.

Vì vậy, trước khi lựa chọn hình thức văn bản, các bên nên xác định rõ mục đích sử dụng. Điều này giúp hạn chế việc phải thực hiện thêm thủ tục chuyển đổi hoặc bổ sung hồ sơ.

So sánh văn bản công chứng điện tử và hợp đồng giấy

Có thể phân biệt văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy theo các tiêu chí sau:

Điểm quan trọng là không nên đánh đồng bản scan với văn bản công chứng điện tử. File PDF được tạo từ việc quét hợp đồng giấy không tự động có giá trị như văn bản công chứng điện tử.

Văn bản công chứng điện tử phải được tạo lập hoặc chuyển đổi theo đúng quy định pháp luật. Vì vậy, khi sử dụng văn bản điện tử, cần kiểm tra chữ ký số và thông tin xác thực đi kèm.

Chuyển đổi hợp đồng giấy sang điện tử có làm mất giá trị bản giấy không?

Không nên hiểu việc chuyển đổi làm mất ngay giá trị của văn bản ban đầu.

Theo quy định hiện hành, văn bản công chứng giấy có thể được chuyển đổi thành văn bản điện tử khi đáp ứng các điều kiện pháp luật.

Việc chuyển đổi phải được thực hiện bởi tổ chức hành nghề công chứng theo quy định.

Người dân không nên tự scan rồi sử dụng file đó như một văn bản công chứng điện tử.

Văn bản chuyển đổi phải bảo đảm tính toàn vẹn

Thông tin trong văn bản điện tử cần phù hợp với văn bản công chứng được chuyển đổi. Các yếu tố xác thực và chữ ký số phải đáp ứng yêu cầu pháp luật.

Văn bản công chứng điện tử cũng phải có QR-Code, đường link, mã số hoặc ký hiệu phù hợp để kiểm tra tính xác thực. Vì vậy, người sử dụng cần kiểm tra nguồn gốc và thông tin xác thực trước khi sử dụng.

Những lưu ý khi sử dụng văn bản công chứng điện tử

Việc sử dụng văn bản công chứng điện tử cần bảo đảm đúng nguồn gốc và mục đích sử dụng. Người dùng cũng nên kiểm tra khả năng xác thực trước khi cung cấp cho bên thứ ba.

Kiểm tra nguồn gốc văn bản

Người sử dụng cần xác định văn bản được tạo lập hoặc chuyển đổi theo đúng quy định. Không nên sử dụng file điện tử không rõ nguồn gốc hoặc chỉ được tạo bằng cách scan.

Văn bản công chứng điện tử phải có thông tin giúp kiểm tra tính xác thực. Điều này giúp hạn chế việc sử dụng nhầm tài liệu điện tử không có giá trị công chứng.

Kiểm tra thông tin xác thực

Cần kiểm tra QR-Code, đường link, mã số hoặc ký hiệu xác thực được thể hiện trên văn bản. Những thông tin này hỗ trợ việc tham chiếu và kiểm tra văn bản.

Nếu thông tin xác thực không thể kiểm tra hoặc có dấu hiệu bất thường, người sử dụng nên liên hệ tổ chức hành nghề công chứng để làm rõ. Không nên tự ý sử dụng văn bản khi chưa xác định được nguồn gốc.

Không tự ý chỉnh sửa file

Người sử dụng không nên tự ý chỉnh sửa nội dung văn bản công chứng điện tử. Việc thay đổi dữ liệu có thể ảnh hưởng đến tính toàn vẹn và khả năng xác thực của văn bản.

Nếu phát hiện sai sót, cần thực hiện theo quy định về sửa lỗi kỹ thuật hoặc xử lý văn bản công chứng. Không nên tự sửa trực tiếp trên file điện tử đã được công chứng.

Kiểm tra yêu cầu của thủ tục tiếp theo

Trước khi sử dụng văn bản điện tử cho giao dịch hoặc thủ tục khác, cần kiểm tra yêu cầu của cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận.

Điều này đặc biệt quan trọng với các thủ tục liên quan đến tài sản, đăng ký quyền hoặc hồ sơ hành chính. Không nên mặc định mọi thủ tục đều chấp nhận cùng một hình thức văn bản.

Câu hỏi thường gặp

1. Công chứng điện tử có thể thay thế hợp đồng giấy không?

Có thể trong trường hợp văn bản được công chứng điện tử đúng quy định và thủ tục tiếp theo chấp nhận hình thức điện tử.

2. File scan hợp đồng công chứng có phải văn bản công chứng điện tử không?

Không. File scan thông thường không tự động trở thành văn bản công chứng điện tử.

3. Hợp đồng công chứng giấy có thể chuyển sang điện tử không?

Có thể theo điều kiện và quy trình pháp luật. Việc chuyển đổi không phải do người dân tự scan văn bản.

4. Văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý không?

Có. Văn bản được lập đúng quy định có giá trị theo pháp luật về công chứng.

5. Có cần giữ bản giấy sau khi có văn bản điện tử không?

Tùy trường hợp và yêu cầu của giao dịch. Người sử dụng nên kiểm tra yêu cầu của thủ tục tiếp theo trước khi chỉ lưu bản điện tử.

Công chứng điện tử có thể thay thế hợp đồng giấy trong những trường hợp văn bản được lập hoặc chuyển đổi đúng quy định pháp luật. Tuy nhiên, không phải mọi hợp đồng điện tử hay file scan đều có giá trị như văn bản công chứng điện tử.

Xem thêm:

Quy trình thực hiện Công Chứng Điện Tử Trực Tuyến

Công Chứng Điện Tử Khác Công Chứng Truyền Thống Thế Nào?

Công Chứng Online Có Hợp Pháp Không? Quy Định Mới Nhất

Công Chứng Điện Tử Là Gì? Quy Định Mới Cần Biết

Người Ủy Quyền Chết Thì Hợp Đồng Ủy Quyền Xử Lý Thế Nào?

Nếu cần xác định giao dịch có thể thực hiện bằng hình thức điện tử hoặc cần chuyển đổi văn bản công chứng, Văn phòng công chứng Đại Việt có thể hỗ trợ kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thủ tục phù hợp.