Công Chứng Văn Bản Ủy Quyền Của Công Ty: Hồ Sơ, Thủ Tục

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể cần ủy quyền cho cá nhân thực hiện một số công việc thay mình. Các công việc này có thể liên quan đến ký hợp đồng, giao dịch tài sản hoặc thực hiện thủ tục tại cơ quan, tổ chức.

Việc công chứng văn bản ủy quyền của công ty cần xác định đúng người có thẩm quyền, phạm vi và thời hạn ủy quyền. Văn phòng công chứng Đại Việt sẽ giúp doanh nghiệp tìm hiểu hồ sơ, nội dung và quy trình công chứng phù hợp với từng trường hợp.

Công chứng văn bản ủy quyền của công ty là gì?

Công chứng văn bản ủy quyền của công ty là thủ tục được thực hiện khi doanh nghiệp cần xác lập việc đại diện cho một cá nhân hoặc tổ chức thực hiện công việc trong phạm vi được giao.

Doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu ủy quyền trong nhiều hoạt động. Ví dụ như ký hợp đồng, thực hiện thủ tục hành chính, giao dịch tài sản hoặc làm việc với đối tác.

Theo Luật Công chứng 2024, tổ chức tham gia yêu cầu công chứng thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền. Luật này có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.

Vì vậy, khi công ty lập văn bản ủy quyền, cần xác định đúng người có thẩm quyền. Nội dung ủy quyền cũng cần phù hợp với quyền của doanh nghiệp và phạm vi công việc.

Công ty có được công chứng văn bản ủy quyền không?

Công ty có thể thực hiện các giao dịch và thủ tục công chứng thông qua người đại diện phù hợp với quy định pháp luật.

Khi công chứng ủy quyền doanh nghiệp, cần xác định rõ ai là người đại diện cho công ty. Người này có thể là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

Người đại diện theo pháp luật có thể ký văn bản ủy quyền

Người đại diện theo pháp luật có thể tham gia giao dịch nhân danh doanh nghiệp trong phạm vi quyền đại diện.

Khi lập văn bản ủy quyền, doanh nghiệp cần xác định rõ người được ủy quyền. Nội dung công việc cũng cần được ghi cụ thể.

Người được ủy quyền có thể tiếp tục ủy quyền không?

Việc ủy quyền lại không nên mặc nhiên được hiểu là được phép trong mọi trường hợp.

Doanh nghiệp cần kiểm tra phạm vi ủy quyền ban đầu và quy định pháp luật liên quan. Nếu không có căn cứ cho phép, người được ủy quyền không nên tự ý ủy quyền cho người khác.

Văn bản ủy quyền cần thể hiện rõ nội dung

Văn bản nên xác định cụ thể:

• Người ủy quyền.
• Người được ủy quyền.
• Công việc được ủy quyền.
• Phạm vi quyền hạn.
• Thời hạn ủy quyền.
• Quyền và nghĩa vụ liên quan.
• Trường hợp chấm dứt hoặc thay đổi ủy quyền.

Nội dung càng rõ thì càng dễ xác định phạm vi đại diện khi thực hiện giao dịch.

Công chứng văn bản ủy quyền của công ty cần những giấy tờ gì?

Thành phần hồ sơ công chứng ủy quyền công ty phụ thuộc vào nội dung ủy quyền và tư cách của người tham gia.

Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ xác định tư cách pháp lý theo yêu cầu của giao dịch.

Tùy trường hợp, hồ sơ có thể cần giấy tờ đăng ký doanh nghiệp và tài liệu liên quan đến người đại diện.

Giấy tờ của người đại diện công ty

Người đại diện tham gia công chứng cần chuẩn bị giấy tờ định danh phù hợp.

Thông tin trên giấy tờ cần thống nhất với hồ sơ doanh nghiệp. Nếu có thay đổi thông tin, cần chuẩn bị tài liệu liên quan để giải thích.

Giấy tờ của người được ủy quyền

Người được ủy quyền cũng cần có giấy tờ định danh theo yêu cầu của thủ tục.

Thông tin của người được ủy quyền cần được ghi chính xác trong văn bản. Điều này giúp xác định đúng chủ thể thực hiện công việc sau khi được ủy quyền.

Tài liệu liên quan đến công việc được ủy quyền

Nếu việc ủy quyền liên quan đến tài sản hoặc một giao dịch cụ thể, có thể cần giấy tờ về đối tượng đó.

Ví dụ, ủy quyền bán tài sản cần xem xét giấy tờ liên quan đến tài sản. Ủy quyền ký hợp đồng cần xác định rõ hợp đồng và phạm vi ký.

Do đó, hồ sơ công chứng ủy quyền công ty không hoàn toàn giống nhau trong mọi trường hợp.

Ai có quyền ký văn bản ủy quyền của công ty?

Đây là vấn đề cần kiểm tra trước khi thực hiện công chứng.

Người đại diện theo pháp luật

Nếu người đại diện theo pháp luật thực hiện việc ủy quyền, cần xác định quyền đại diện và nội dung công việc được giao.

Văn bản ủy quyền cần thể hiện rõ người được ủy quyền và phạm vi công việc. Người đại diện không nên ghi nội dung quá chung chung.

Người được ủy quyền

Nếu người ký văn bản ủy quyền không phải người đại diện theo pháp luật, cần kiểm tra căn cứ đại diện.

Văn bản ủy quyền trước đó phải cho phép người này thực hiện công việc tương ứng nếu họ tiếp tục đại diện cho doanh nghiệp.

Phạm vi và thời hạn ủy quyền cũng cần được kiểm tra. Người được ủy quyền không được tự mở rộng quyền của mình.

Nội dung văn bản ủy quyền của công ty cần có gì?

Văn bản ủy quyền của công ty cần thể hiện rõ chủ thể, công việc và phạm vi đại diện. Nội dung càng cụ thể thì càng dễ xác định quyền của người được ủy quyền.

Thông tin của bên ủy quyền

Văn bản cần ghi chính xác tên doanh nghiệp và thông tin pháp lý liên quan. Người đại diện ký văn bản cũng cần được xác định rõ.

Nếu người ký là người đại diện theo pháp luật, cần thể hiện đúng chức danh và thông tin liên quan. Nếu ký theo ủy quyền, cần ghi căn cứ đại diện phù hợp.

Theo Luật Công chứng 2024, tổ chức yêu cầu công chứng được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền.

Thông tin của bên được ủy quyền

Văn bản cần ghi đầy đủ thông tin nhận dạng của người được ủy quyền. Các thông tin này cần chính xác và thống nhất với giấy tờ được xuất trình.

Nếu người được ủy quyền là tổ chức, cần thể hiện tên, thông tin pháp lý và người đại diện phù hợp. Việc ghi đúng thông tin giúp xác định chính xác chủ thể thực hiện công việc.

Phạm vi công việc được ủy quyền

Đây là nội dung quan trọng trong văn bản. Doanh nghiệp nên ghi rõ người được ủy quyền được thực hiện những công việc nào.

Nếu ủy quyền liên quan đến hợp đồng hoặc tài sản, nên xác định cụ thể đối tượng giao dịch. Quyền ký, nhận hồ sơ, làm việc với cơ quan hoặc thực hiện thủ tục cũng nên được ghi rõ nếu có.

Thay vì ghi chung chung như “được thực hiện các công việc liên quan”, doanh nghiệp nên mô tả cụ thể từng quyền được giao. Cách này giúp hạn chế tranh chấp về phạm vi đại diện.

Thời hạn ủy quyền

Thời hạn ủy quyền cần được thể hiện rõ trong văn bản. Nội dung này giúp xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc quyền đại diện.

Nếu công việc chỉ cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, doanh nghiệp nên ghi cụ thể thời hạn. Trường hợp không xác định rõ thời hạn, cần xem xét quy định pháp luật và nội dung thỏa thuận áp dụng.

Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra thời hạn trước khi người được ủy quyền thực hiện giao dịch. Việc đại diện phải có căn cứ phù hợp tại thời điểm thực hiện công việc.

Quy trình công chứng văn bản ủy quyền của công ty

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ công chứng văn bản ủy quyền theo từng bước. Việc kiểm tra trước giúp xác định đúng người có thẩm quyền và phạm vi ủy quyền.

Bước 1: Xác định công việc cần ủy quyền

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ công việc muốn ủy quyền. Nội dung càng cụ thể thì phạm vi đại diện càng dễ xác định.

Nếu ủy quyền ký hợp đồng, cần ghi rõ loại hợp đồng và đối tượng giao dịch. Nếu ủy quyền thực hiện thủ tục, nên xác định rõ cơ quan và công việc cần thực hiện.

Bước 2: Kiểm tra người có thẩm quyền ủy quyền

Doanh nghiệp cần xác định người lập và ký văn bản có thẩm quyền đại diện hay không. Người yêu cầu công chứng là tổ chức thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền.

Nếu người ký đã được ủy quyền, cần kiểm tra văn bản ủy quyền trước đó. Phạm vi và thời hạn ủy quyền phải phù hợp với công việc dự kiến thực hiện.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ pháp lý của công ty và giấy tờ của người tham gia.

Hồ sơ cũng có thể gồm giấy tờ của người được ủy quyền. Nếu việc ủy quyền liên quan đến tài sản hoặc hợp đồng, cần chuẩn bị thêm tài liệu về giao dịch đó.

Người yêu cầu công chứng có trách nhiệm cung cấp giấy tờ cần thiết và bảo đảm tính chính xác của thông tin.

Bước 4: Soạn thảo văn bản ủy quyền

Văn bản cần thể hiện rõ người ủy quyền, người được ủy quyền, phạm vi công việc và thời hạn ủy quyền.

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tên, thông tin nhận dạng và nội dung công việc. Nếu phạm vi ủy quyền không rõ, người được ủy quyền có thể gặp khó khăn khi thực hiện giao dịch.

Đối với ủy quyền liên quan đến tài sản hoặc hợp đồng cụ thể, nên mô tả rõ đối tượng và quyền được thực hiện.

Bước 5: Kiểm tra hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp có thể gửi trước thông tin để kiểm tra thành phần giấy tờ.

Công chứng viên sẽ xem xét chủ thể, giấy tờ và nội dung yêu cầu. Nếu cần bổ sung hoặc làm rõ thông tin, doanh nghiệp thực hiện theo hướng dẫn.

Bước 6: Ký văn bản trước công chứng viên

Khi hồ sơ đáp ứng điều kiện, người yêu cầu công chứng thực hiện việc ký theo trình tự luật định. Luật Công chứng quy định người yêu cầu công chứng và người làm chứng ký vào văn bản công chứng trước mặt công chứng viên, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Sau đó, công chứng viên thực hiện lời chứng và hoàn tất văn bản theo quy định. Văn bản công chứng được lập đúng trình tự sẽ có giá trị theo pháp luật về công chứng.

Khi nào công ty nên công chứng văn bản ủy quyền?

Không phải mọi văn bản ủy quyền của công ty đều bắt buộc phải công chứng. Yêu cầu về hình thức cần được xác định theo loại giao dịch và quy định pháp luật áp dụng.

Ủy quyền liên quan đến tài sản

Nếu văn bản ủy quyền được lập để thực hiện giao dịch về tài sản, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về hình thức của giao dịch đó.

Với tài sản có đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, hồ sơ cần được kiểm tra kỹ. Phạm vi ủy quyền cũng phải phù hợp với quyền của doanh nghiệp.

Ủy quyền ký kết hợp đồng

Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân ký hợp đồng trong phạm vi được giao.

Văn bản nên xác định rõ loại hợp đồng, đối tác, tài sản hoặc giao dịch nếu những thông tin này cần thiết để xác định phạm vi đại diện.

Ủy quyền thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục tại cơ quan hoặc tổ chức có liên quan.

Trước khi yêu cầu công chứng, cần kiểm tra thủ tục đó có yêu cầu văn bản ủy quyền được công chứng hay không. Không nên mặc định mọi giấy ủy quyền đều phải công chứng.

Những lưu ý khi công chứng văn bản ủy quyền của công ty

Kiểm tra đúng người có thẩm quyền

Doanh nghiệp cần xác định chính xác người có quyền ủy quyền. Không nên chỉ dựa vào chức danh mà bỏ qua căn cứ đại diện.

Nếu người ký theo ủy quyền, cần kiểm tra văn bản ủy quyền và phạm vi quyền được giao.

Ghi rõ phạm vi ủy quyền

Phạm vi càng cụ thể thì càng dễ xác định quyền của người được ủy quyền.

Nếu ủy quyền ký hợp đồng hoặc giao dịch tài sản, nên ghi rõ đối tượng, quyền ký và các công việc được thực hiện.

Kiểm tra thời hạn ủy quyền

Doanh nghiệp cần xác định rõ thời hạn ủy quyền trong văn bản.

Người được ủy quyền chỉ nên thực hiện công việc trong phạm vi và thời hạn được giao. Trường hợp văn bản ủy quyền trước đó đã hết hiệu lực cần được xử lý trước khi lập văn bản mới.

Kiểm tra tài liệu liên quan

Nếu ủy quyền gắn với một hợp đồng hoặc tài sản cụ thể, cần kiểm tra hồ sơ của giao dịch đó.

Thông tin giữa văn bản ủy quyền và hồ sơ doanh nghiệp phải thống nhất. Việc kiểm tra từ đầu giúp hạn chế phải sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty có thể ủy quyền cho nhân viên ký hợp đồng không?

Có thể nếu người được ủy quyền có căn cứ đại diện hợp pháp. Phạm vi ủy quyền cần phù hợp với nội dung hợp đồng.

2. Văn bản ủy quyền của công ty có bắt buộc công chứng không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc. Cần căn cứ vào loại giao dịch và quy định pháp luật áp dụng.

3. Ai ký văn bản ủy quyền của công ty?

Thông thường là người đại diện theo pháp luật hoặc người có căn cứ đại diện hợp pháp. Cần kiểm tra quyền ký trong từng trường hợp.

4. Công ty ủy quyền cho người khác bán tài sản được không?

Có thể nếu doanh nghiệp có quyền đối với tài sản và việc ủy quyền phù hợp với quy định pháp luật. Hồ sơ tài sản cần được kiểm tra trước khi thực hiện.

5. Có thể ủy quyền lại cho người khác không?

Không nên mặc nhiên thực hiện. Cần kiểm tra nội dung ủy quyền ban đầu và căn cứ pháp luật cho phép ủy quyền lại.

Công chứng văn bản ủy quyền của công ty cần được chuẩn bị dựa trên loại công việc, người đại diện và phạm vi quyền được giao. Hồ sơ đầy đủ giúp quá trình kiểm tra và công chứng thuận lợi hơn.

Xem thêm:

Công Chứng Hợp Đồng Của Công Ty Cần Đóng Dấu Không?

Công Chứng Doanh Nghiệp Cần Những Giấy Tờ Gì?

Công Chứng Điện Tử Có Thể Thay Thế Hợp Đồng Giấy Không?

Quy trình thực hiện Công Chứng Điện Tử Trực Tuyến

Công Chứng Điện Tử Khác Công Chứng Truyền Thống Thế Nào?

Nếu doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ công chứng ủy quyền công ty, có thể liên hệ Văn phòng công chứng Đại Việt để được hướng dẫn giấy tờ và thủ tục phù hợp với từng giao dịch.