Công Chứng Hợp Đồng Mua Bán Tài Sản Của Công Ty: Điều Kiện, Hồ Sơ Và Thủ Tục

Khi doanh nghiệp bán máy móc, phương tiện, nhà xưởng hoặc tài sản khác, việc lập hợp đồng cần tuân thủ quy định pháp luật. Tuy nhiên, không phải giao dịch nào cũng bắt buộc công chứng. Bài viết dưới đây phân tích điều kiện, hồ sơ và thủ tục công chứng hợp đồng mua bán tài sản của công ty.

1. Công chứng hợp đồng mua bán tài sản của công ty là gì?

Công chứng hợp đồng mua bán tài sản của công ty là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng. Giao dịch được thực hiện giữa doanh nghiệp với cá nhân hoặc tổ chức khác. Theo Luật Công chứng 2024, công chứng viên thực hiện việc chứng nhận giao dịch bằng văn bản theo quy định. Hoạt động này giúp bảo đảm tính hợp pháp và hạn chế tranh chấp.

Tài sản được mua bán có thể bao gồm:

• Máy móc, dây chuyền sản xuất và thiết bị công nghiệp.
• Ô tô, xe tải và phương tiện vận tải thuộc sở hữu doanh nghiệp.
• Nhà xưởng, công trình xây dựng và quyền sử dụng đất.
• Hàng hóa, thiết bị văn phòng và tài sản phục vụ kinh doanh.
• Các tài sản hợp pháp khác thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp.

Không phải mọi hợp đồng mua bán tài sản đều phải công chứng. Nghĩa vụ này phụ thuộc vào loại tài sản và quy định pháp luật tương ứng. Theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có thể được thể hiện bằng văn bản. Công chứng chỉ bắt buộc khi luật chuyên ngành có quy định.

2. Hợp đồng mua bán tài sản công ty có bắt buộc công chứng?

Đây là vấn đề doanh nghiệp cần xác định trước khi ký kết. Việc công chứng phụ thuộc vào đối tượng tài sản và hình thức giao dịch.

Trường hợp không bắt buộc công chứng

Đối với máy móc, thiết bị, hàng hóa và phương tiện thông thường, pháp luật không mặc nhiên yêu cầu công chứng. Doanh nghiệp có thể lập hợp đồng bằng văn bản và ký kết theo thẩm quyền. Các bên vẫn có thể lựa chọn công chứng để tăng tính an toàn pháp lý. Việc công chứng tự nguyện phù hợp với giao dịch có giá trị lớn. Đây cũng là giải pháp hữu ích khi tài sản có nguồn gốc hoặc quyền sở hữu phức tạp.

Trường hợp bắt buộc công chứng hoặc chứng thực

Một số giao dịch liên quan đến bất động sản phải tuân thủ hình thức đặc biệt. Theo khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải được công chứng hoặc chứng thực. Quy định có ngoại lệ đối với một số giao dịch có bên tham gia là tổ chức kinh doanh bất động sản.

Đối với nhà ở, Điều 164 Luật Nhà ở 2023 quy định các trường hợp phải công chứng hoặc chứng thực. Tuy nhiên, luật cũng quy định ngoại lệ đối với giao dịch mua bán nhà ở mà một bên là tổ chức. Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng loại bất động sản và tư cách các bên. Không nên áp dụng một quy tắc chung cho mọi hợp đồng mua bán.

Trường hợp các bên chủ động yêu cầu công chứng

Ngay cả khi pháp luật không bắt buộc, các bên vẫn có quyền yêu cầu công chứng. Điều này giúp xác nhận ý chí tự nguyện và nội dung giao dịch. Hồ sơ công chứng cũng hỗ trợ chứng minh giao dịch khi phát sinh tranh chấp.

3. Điều kiện công chứng hợp đồng mua bán tài sản

Để công chứng hợp đồng, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện về chủ thể, tài sản và thẩm quyền giao dịch.

Tài sản thuộc quyền sở hữu hoặc quyền định đoạt hợp pháp

Doanh nghiệp phải chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền định đoạt tài sản. Tài sản không được thuộc trường hợp bị cấm chuyển nhượng. Đối với tài sản đang thế chấp, doanh nghiệp cần kiểm tra nghĩa vụ với bên nhận thế chấp. Việc bán tài sản phải tuân thủ thỏa thuận bảo đảm và quy định liên quan.

Người ký hợp đồng có thẩm quyền

Người đại diện theo pháp luật có thể ký hợp đồng trong phạm vi đại diện. Người đại diện theo ủy quyền cũng được ký nếu có giấy ủy quyền hợp lệ. Doanh nghiệp cần kiểm tra Điều lệ và quy chế quản lý nội bộ. Một số giao dịch phải được cơ quan quản lý doanh nghiệp thông qua trước khi ký.

Giao dịch được phê duyệt đúng thẩm quyền

Tùy loại hình doanh nghiệp, thẩm quyền quyết định bán tài sản có thể khác nhau. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, cần xem xét thẩm quyền của Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu. Đối với công ty cổ phần, cần xác định thẩm quyền của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.

Theo Điều 138 và Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020, một số giao dịch thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông. Đặc biệt, giao dịch bán tài sản có giá trị lớn hoặc giao dịch với người liên quan cần được kiểm tra kỹ. Nếu thuộc trường hợp phải phê duyệt, doanh nghiệp cần chuẩn bị nghị quyết hoặc quyết định tương ứng.

4. Hồ sơ công chứng hợp đồng mua bán tài sản của công ty

Hồ sơ cần thể hiện tư cách pháp lý của doanh nghiệp và tính hợp pháp của tài sản. Thành phần cụ thể phụ thuộc vào loại tài sản và yêu cầu kiểm tra của công chứng viên.

Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp

Bên bán cần chuẩn bị các giấy tờ cơ bản sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông tin đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty khi cần xác định thẩm quyền quyết định.
• Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện.
• Giấy ủy quyền nếu người ký không phải đại diện theo pháp luật.
• Nghị quyết hoặc quyết định phê duyệt giao dịch nếu thuộc trường hợp cần thiết.

Bên mua là doanh nghiệp cũng cần cung cấp giấy tờ tương ứng. Nếu bên mua là cá nhân, cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân hợp lệ.

Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản

Doanh nghiệp cần cung cấp giấy tờ chứng minh nguồn gốc và quyền sở hữu tài sản. Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm:

• Hóa đơn mua tài sản hoặc chứng từ nhận chuyển nhượng.
• Giấy đăng ký xe đối với phương tiện giao thông.
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
• Hồ sơ kỹ thuật, biên bản bàn giao hoặc chứng từ liên quan.
• Văn bản giải chấp hoặc chấp thuận của bên nhận bảo đảm nếu cần thiết.

Đối với máy móc, thiết bị, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm thông tin nhận dạng. Những thông tin này giúp xác định chính xác đối tượng mua bán.

Dự thảo hợp đồng mua bán tài sản

Các bên có thể tự soạn dự thảo hợp đồng hoặc đề nghị công chứng viên hỗ trợ. Dự thảo cần thể hiện rõ thông tin các bên, tài sản và giá bán. Ngoài ra, cần quy định phương thức thanh toán và thời điểm bàn giao. Nếu tài sản có tình trạng đặc biệt, hợp đồng cần ghi nhận đầy đủ. Ví dụ gồm tài sản đã qua sử dụng, đang thế chấp hoặc có tranh chấp.

5. Nội dung cần có trong hợp đồng mua bán tài sản

Một hợp đồng rõ ràng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện. Các bên nên chú trọng những nội dung sau.

Thông tin của bên bán và bên mua

Hợp đồng phải ghi đúng tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Địa chỉ trụ sở cần thống nhất với thông tin đăng ký hiện hành. Người ký phải được xác định rõ họ tên và chức vụ. Trường hợp ký theo ủy quyền, cần ghi nhận căn cứ đại diện.

Đặc điểm và tình trạng tài sản

Hợp đồng cần mô tả tài sản đủ chi tiết để nhận diện. Với máy móc, nên ghi nhãn hiệu, model và số seri. Với ô tô, cần ghi biển số và số khung, số máy. Với bất động sản, cần thể hiện thông tin theo giấy chứng nhận. Các bên nên ghi rõ tình trạng sử dụng và khuyết điểm đã biết. Điều này giúp hạn chế tranh chấp sau khi bàn giao.

Giá bán và phương thức thanh toán

Giá bán cần được ghi bằng số và bằng chữ. Các bên cần thống nhất thời hạn, phương thức và tài khoản thanh toán. Đối với giao dịch giá trị lớn, nên ưu tiên thanh toán qua ngân hàng. Chứng từ thanh toán cần được lưu giữ đầy đủ.

Quyền và nghĩa vụ của các bên

Bên bán có nghĩa vụ bàn giao tài sản đúng thỏa thuận. Bên bán cũng phải cung cấp giấy tờ liên quan và bảo đảm quyền định đoạt hợp pháp. Bên mua có nghĩa vụ thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn. Đồng thời, bên mua cần tiếp nhận tài sản theo biên bản bàn giao. Hợp đồng nên quy định trách nhiệm khi vi phạm. Các nội dung về phạt vi phạm, bồi thường và giải quyết tranh chấp cũng cần rõ ràng.

6. Thủ tục công chứng hợp đồng mua bán tài sản

Quy trình công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng. Các bên có thể lựa chọn văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng phù hợp.

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Các bên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu. Sau đó, hồ sơ được nộp tại tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên tiếp nhận và kiểm tra thành phần hồ sơ. Nếu thiếu giấy tờ, người yêu cầu cần bổ sung theo hướng dẫn.

Bước 2: Kiểm tra nội dung hợp đồng

Công chứng viên kiểm tra năng lực chủ thể và thẩm quyền đại diện. Đồng thời, công chứng viên xem xét tính hợp pháp của giao dịch. Nếu dự thảo có nội dung chưa phù hợp, các bên được hướng dẫn chỉnh sửa. Trường hợp giao dịch vi phạm pháp luật, công chứng viên có thể từ chối công chứng.

Bước 3: Ký kết và chứng nhận hợp đồng

Các bên đọc lại toàn bộ nội dung hợp đồng trước khi ký. Công chứng viên kiểm tra ý chí tự nguyện và việc ký kết. Sau khi hoàn tất thủ tục, công chứng viên ghi lời chứng. Các bên thực hiện nghĩa vụ nộp phí và nhận văn bản công chứng.

Bước 4: Thực hiện bàn giao và thủ tục liên quan

Sau khi ký kết, các bên thực hiện thanh toán và bàn giao tài sản. Những giao dịch cần đăng ký quyền sở hữu phải tiếp tục thực hiện thủ tục tương ứng. Ví dụ, việc chuyển quyền sở hữu ô tô cần thực hiện thủ tục đăng ký sang tên. Giao dịch bất động sản cần tuân thủ thủ tục đăng ký đất đai theo quy định. Lưu ý, công chứng không thay thế thủ tục đăng ký quyền sở hữu. Doanh nghiệp cần hoàn tất các nghĩa vụ liên quan sau giao dịch.

7. Chi phí và thời gian công chứng hợp đồng

Chi phí công chứng phụ thuộc vào giá trị tài sản và nội dung giao dịch. Ngoài phí công chứng, doanh nghiệp có thể phát sinh một số khoản chi khác.

Cách xác định phí công chứng

Phí công chứng được xác định theo quy định về phí công chứng. Đối với hợp đồng có giá trị tài sản, mức thu thường căn cứ giá trị giao dịch. Theo Thông tư 257/2016/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, mức phí được tính theo biểu phí tương ứng. Doanh nghiệp nên cung cấp giá trị tài sản để tổ chức công chứng xác định mức thu.

Ngoài ra, một số khoản chi có thể phát sinh gồm:

• Phí soạn thảo hợp đồng theo yêu cầu.
• Chi phí sao chụp và chứng thực giấy tờ.
• Chi phí công chứng ngoài trụ sở nếu đủ điều kiện.
• Chi phí xác minh hoặc giám định khi cần thiết.

Thời gian thực hiện công chứng

Thời hạn công chứng được xác định theo Luật Công chứng 2024. Thời gian giải quyết thông thường không quá hai ngày làm việc. Trường hợp giao dịch phức tạp, thời hạn có thể kéo dài. Tuy nhiên, thời gian kéo dài không được vượt quá mười ngày làm việc. Thời gian thực tế còn phụ thuộc vào tính đầy đủ của hồ sơ. Giao dịch có tài sản đặc thù thường cần thêm thời gian xác minh.

8. Những lưu ý pháp lý khi công chứng hợp đồng mua bán tài sản

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi thực hiện giao dịch. Một số sai sót có thể ảnh hưởng đến hiệu lực hợp đồng và quyền lợi các bên.

Kiểm tra thẩm quyền quyết định bán tài sản

Không nên mặc định giám đốc được tự quyết định mọi giao dịch. Doanh nghiệp cần đối chiếu Điều lệ và quy định nội bộ. Đối với giao dịch lớn, cần kiểm tra thẩm quyền phê duyệt. Việc thiếu nghị quyết cần thiết có thể dẫn đến tranh chấp.

Kiểm tra tình trạng pháp lý của tài sản

Doanh nghiệp cần xác minh tài sản có bị kê biên hay không. Đồng thời, cần kiểm tra tình trạng thế chấp và quyền của bên thứ ba. Nếu tài sản thuộc sở hữu chung, cần xác định quyền định đoạt. Việc bán tài sản không đúng thẩm quyền có thể gây hậu quả pháp lý.

Lưu giữ hồ sơ giao dịch đầy đủ

Doanh nghiệp nên lưu hợp đồng và văn bản công chứng. Các chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao cũng cần được bảo quản. Đối với tài sản cố định, cần cập nhật hồ sơ kế toán. Doanh nghiệp cũng cần thực hiện nghĩa vụ thuế phát sinh theo quy định.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty bán máy móc có cần công chứng hợp đồng không?

Thông thường, hợp đồng mua bán máy móc không bắt buộc công chứng. Các bên có thể lập hợp đồng bằng văn bản và ký đúng thẩm quyền. Tuy nhiên, công chứng tự nguyện vẫn được thực hiện nếu các bên có nhu cầu.

2. Giám đốc có được tự ký hợp đồng bán tài sản công ty không?

Giám đốc được ký nếu có thẩm quyền đại diện hoặc được ủy quyền hợp lệ. Tuy nhiên, giao dịch thuộc thẩm quyền cơ quan quản lý phải được phê duyệt trước.

3. Công ty bán ô tô có phải công chứng hợp đồng không?

Hợp đồng mua bán ô tô thông thường không bắt buộc công chứng. Các bên có thể lựa chọn công chứng hoặc chứng thực theo nhu cầu. Sau giao dịch, bên mua cần thực hiện thủ tục đăng ký sang tên theo quy định.

Xem thêm

Công Chứng Hợp Đồng Chuyển Nhượng Phần Vốn Góp

Công Chứng Hợp Đồng Góp Vốn Của Doanh Nghiệp: Hồ Sơ, Thủ Tục

Công chứng hợp đồng mua bán tài sản của công ty không phải yêu cầu bắt buộc đối với mọi giao dịch. Nghĩa vụ công chứng phụ thuộc vào loại tài sản và quy định pháp luật chuyên ngành.

Trước khi ký kết, doanh nghiệp cần kiểm tra quyền sở hữu và thẩm quyền đại diện. Những giao dịch thuộc diện phê duyệt phải có quyết định hợp lệ. Đối với tài sản có giá trị lớn hoặc hồ sơ phức tạp, các bên nên cân nhắc công chứng. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ giúp hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền lợi hợp pháp.