Thủ Tục Công Chứng Hộ Chiếu Nước Ngoài Gồm Những Gì?

1. Hiểu đúng về bản chất thủ tục công chứng hộ chiếu nước ngoài.

Nhiều người thường quen gọi là “công chứng”, nhưng theo đúng thuật ngữ pháp lý tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, quy trình này được gọi là chứng thực bản sao từ bản chính.

Khi bạn thực hiện thủ tục công chứng hộ chiếu nước ngoài. Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành đối chiếu bản chụp/bản photo với hộ chiếu gốc. Sau khi xác định tính chính xác và trùng khớp của thông tin. Người có thẩm quyền sẽ ký tên và đóng dấu xác nhận. Bản sao chứng thực này sẽ có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong các giao dịch tại Việt Nam.

2. Đối tượng nào cần làm thủ tục này? 

Thông thường, bạn sẽ cần đến dịch vụ này trong các trường hợp sau:

• Người nước ngoài muốn xin giấy phép lao động tại Việt Nam.
• Người nước ngoài thực hiện thủ tục mở tài khoản ngân hàng, mua bất động sản.
• Công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài sử dụng hộ chiếu ngoại quốc để làm thủ tục đầu tư, kinh doanh.
• Học sinh, sinh viên làm hồ sơ du học cần chứng thực thông tin nhân thân.

3. Hồ sơ chuẩn bị thủ tục công chứng hộ chiếu nước ngoài gồm những gì

Hộ chiếu gốc (Bản chính): Hộ chiếu phải còn thời hạn sử dụng theo quy định, các thông tin, hình ảnh phải rõ ràng. Bên cạnh đó không có dấu hiệu bị tẩy xóa, sửa chữa, rách nát hoặc nhòe chữ.

• Bản photocopy hộ chiếu: Bạn cần photo đầy đủ tất cả các trang của hộ chiếu, bao gồm trang thông tin cá nhân, các trang có đóng dấu kiểm chứng nhập xuất cảnh và cả các trang trống. Nếu bạn không có sẵn máy photo, các cơ quan chứng thực thông thường sẽ hỗ trợ chụp lại từ bản gốc.
• Bản dịch thuật công chứng (Nếu có yêu cầu): Bản chất hộ chiếu nước ngoài sử dụng ngôn ngữ quốc tế. Trong một số trường hợp cơ quan tiếp nhận hồ sơ yêu cầu tiếng Việt, bạn phải thực hiện dịch thuật sang tiếng Việt trước khi chứng thực.
• Văn bản ủy quyền (Nếu có): Nếu chủ sở hữu hộ chiếu không thể tự đi làm và nhờ người khác đi thay, cần phải có văn bản ủy quyền hợp pháp theo quy định.

4. Quy trình thực thực hiện các thủ tục công chứng hộ chiếu nước ngoài.  

Bước 1: Nộp hồ sơ và xuất trình giấy tờ

Người yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền, xuất trình hộ chiếu gốc và nộp bản photo kèm theo.

Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu dữ liệu

Công chứng viên hoặc cán bộ tư pháp tiến hành kiểm tra tính hợp pháp của hộ chiếu gốc. Họ sẽ đối chiếu từng chi tiết trên bản photo để đảm bảo nội dung trùng khớp 100%. Nếu phát hiện hộ chiếu thuộc các trường hợp bị cấm chứng thực, cán bộ sẽ từ chối tiếp nhận.

Bước 3: Đóng dấu lời chứng và trả kết quả

Nếu hồ sơ hợp lệ, người thực hiện sẽ ghi đầy đủ lời chứng. sau đó ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan vào bản sao. Đối với hộ chiếu có nhiều trang, cơ quan chức năng sẽ tiến hành đóng dấu giáp lai. Cuối cùng, người dân nộp phí và nhận lại bản gốc cùng bản sao chứng thực.

5. Chi phí và thời gian làm thủ tục công chứng hộ chiếu nước ngoài là bao lâu? 

Về thời gian: Thông thường, việc chứng thực bản sao hộ chiếu diễn ra rất nhanh. Nếu bạn chuẩn bị đủ hồ sơ, thời gian xử lý chỉ mất từ 15 – 30 phút và có thể lấy ngay trong ngày. Trường hợp cần dịch thuật công chứng, thời gian có thể kéo dài từ 1 – 2 ngày làm việc.

Về chi phí: Lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính được quy định đồng nhất theo pháp luật. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng thêm dịch vụ dịch thuật, photo, hoặc công chứng lấy ngay. Tổng chi phí sẽ dao động tùy thuộc vào bảng giá của từng văn phòng công chứng cụ thể.

6. Các lỗi phổ biến khiên hồ sơ bị từ chối. 

Rất nhiều người bị từ chối khi làm thủ tục công chứng hộ chiếu nước ngoài vì vướng phải các lỗi sau:

• Hộ chiếu đã hết hạn sử dụng ghi trên hộ chiếu.
• Hộ chiếu bị nhàu nát, rách rời, mất trang hoặc thông tin bị mờ không thể nhận diện được hình ảnh/chữ số.
• Hộ chiếu thuộc diện bảo mật hoặc có dấu hiệu tẩy xóa thông tin trái phép.

7. Lưu ý quan trọng về hợp pháp hóa lãnh sự. 

Không phải mọi hộ chiếu nước ngoài cứ mang đi photo là có thể công chứng được ngay. Một số cơ quan quản lý nhà nước nghiêm ngặt yêu cầu hộ chiếu đó phải được Hợp pháp hóa lãnh sự trước (tức là cơ quan ngoại giao Việt Nam xác nhận chữ ký, con dấu trên hộ chiếu đó là thật). Bạn nên hỏi rõ cơ quan tiếp nhận hồ sơ của mình xem có bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự hay không trước khi đi làm thủ tục công chứng hộ chiếu nước ngoài.

Xem thêm

Quy trình công chứng hợp đồng mua bán nhà đất từ A đến Z

Quy trình công chứng tặng cho quyền sử dụng đất.

Tóm lại, quy trình này không quá phức tạp nếu bạn chuẩn bị đúng và đầy đủ giấy tờ. Hãy kiểm tra thật kỹ hộ chiếu của mình trước khi đến văn phòng công chứng nhé!. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hay cần tư vấn chi tiết hơn thì hãy liên hệ ngay Văn Phòng Công Chứng Đại Việt để được hỗ trợ 24/7.