Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp tài sản mới nhất 2025

Trong các giao dịch dân sự, đặc biệt là khi vay vốn ngân hàng hoặc thế chấp tài sản có giá trị lớn, hợp đồng thế chấp tài sản là một văn bản bắt buộc và cần được công chứng để đảm bảo hiệu lực pháp lý. Năm 2025, quy trình công chứng hợp đồng này có một số điểm mới nhằm tăng tính minh bạch, rút ngắn thời gian xử lý và bảo vệ quyền lợi các bên tham gia.

Bài viết dưới đây, Văn Phòng Công Chứng Đại Việt sẽ giúp bạn cập nhật chi tiết thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp tài sản mới nhất năm 2025.

1. Tại sao phải công chứng hợp đồng thế chấp tài sản?

Công chứng hợp đồng thế chấp là bước xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng trước pháp luật. Việc công chứng không chỉ đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản mà còn giúp:

– Tránh tranh chấp trong tương lai;

– Đảm bảo nội dung hợp đồng phù hợp quy định pháp luật;

– Là căn cứ để thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm;

– Giúp ngân hàng và các tổ chức tín dụng yên tâm khi giải ngân khoản vay.

2. Căn cứ pháp lý mới nhất năm 2025

Năm 2025, các thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp tài sản được thực hiện theo các văn bản pháp luật chính sau:

– Luật Công chứng 2014 (hiện vẫn có hiệu lực);

– Bộ luật Dân sự 2015;

– Nghị định số 39/2024/NĐ-CP sửa đổi một số quy định liên quan đến thủ tục công chứng và đăng ký giao dịch bảo đảm (có hiệu lực từ ngày 1/1/2025);

– Thông tư 02/2025/TT-BTP hướng dẫn chi tiết thủ tục công chứng và hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm (áp dụng từ quý I năm 2025).

Các quy định mới này tập trung vào tinh giản thủ tục, tăng tính kết nối dữ liệu điện tử, đặc biệt với cơ quan quản lý đất đai và ngân hàng.

3. Điều kiện để công chứng hợp đồng thế chấp tài sản

Trước khi thực hiện công chứng, người yêu cầu công chứng cần đảm bảo các điều kiện sau:

– Tài sản dùng để thế chấp phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của người thế chấp;

– Các bên ký kết phải đủ năng lực hành vi dân sự;

– Nội dung hợp đồng không được vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội;

– Hồ sơ cung cấp phải đầy đủ, rõ ràng, hợp lệ theo quy định.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng

Dưới đây là danh mục hồ sơ cần thiết cho thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp tài sản:

a. Đối với cá nhân

– Dự thảo hợp đồng thế chấp;

– Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản thế chấp;

– CMND/CCCD hoặc hộ chiếu (bản sao + bản chính đối chiếu) của các bên;

– Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;

– Giấy tờ chứng minh quyền đại diện (nếu ký thay).

b. Đối với tổ chức, doanh nghiệp

– Giấy đăng ký kinh doanh;

– Điều lệ công ty;

– Quyết định cử người đại diện ký kết;

– Tài liệu chứng minh quyền sở hữu tài sản thế chấp;

– Các giấy tờ tùy thân của người đại diện.

Lưu ý: Một số phòng công chứng yêu cầu bản sao có công chứng và có thể yêu cầu thêm các loại giấy tờ khác tùy trường hợp.

5. Quy trình công chứng hợp đồng thế chấp tài sản mới nhất 2025

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Các bên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn trên. Có thể nhờ phòng công chứng soạn thảo hợp đồng hoặc tự mang bản thảo đã được ngân hàng soạn sẵn.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng

Người yêu cầu công chứng đến Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng nhà nước nộp hồ sơ. Hiện nay, nhiều địa phương cho phép đặt lịch online qua hệ thống công chứng điện tử để giảm thời gian chờ đợi.

Bước 3: Kiểm tra và thẩm định hồ sơ

Công chứng viên sẽ kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ, xác minh quyền sở hữu tài sản và tư cách pháp lý của các bên. Nếu có sai sót hoặc thiếu giấy tờ, hồ sơ sẽ được yêu cầu bổ sung.

Bước 4: Ký kết hợp đồng và công chứng

Sau khi xác minh đầy đủ, các bên tiến hành ký hợp đồng trước mặt công chứng viên. Công chứng viên sẽ ký tên, đóng dấu và ghi nhận vào sổ công chứng.

Bước 5: Trả kết quả

Kết quả là bản hợp đồng đã được công chứng, có giá trị pháp lý, được trả cho các bên trong ngày hoặc chậm nhất là 2 ngày làm việc (nếu hồ sơ đầy đủ).

6. Một số lưu ý khi công chứng hợp đồng thế chấp

– Kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng trước khi ký, đặc biệt các điều khoản về nghĩa vụ, thời hạn, xử lý tài sản;

– Không ký trước hợp đồng khi chưa có mặt công chứng viên;

– Không thế chấp tài sản đang tranh chấp hoặc bị kê biên;

– Nếu tài sản thuộc sở hữu chung vợ chồng, cần có sự đồng ý bằng văn bản của cả hai người;

– Trường hợp tài sản là quyền sử dụng đất, phải kiểm tra thông tin quy hoạch và không thuộc diện bị thu hồi.

Hãy luôn đảm bảo bạn nắm rõ quy trình, chuẩn bị đủ hồ sơ và kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng trước khi đặt bút ký. Nếu có điều gì chưa rõ, đừng ngần ngại tham khảo ý kiến từ luật sư hoặc công chứng viên để đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho mình.