Phân biệt giữa chứng thực bản sao từ bản chính và công chứng – tránh nhầm lẫn

Trong các thủ tục hành chính, giao dịch dân sự hay hồ sơ pháp lý, bạn thường gặp các thuật ngữ như chứng thực bản sao từ bản chính và công chứng. Tuy nhiên, nhiều người dễ nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, dẫn đến việc chuẩn bị hồ sơ sai quy định hoặc tốn thời gian đi lại nhiều lần.

Bài viết này sẽ, Văn Phòng Công Chứng Đại Việt giúp bạn phân biệt rõ ràng chứng thực bản sao từ bản chính và công chứng, nắm vững quy trình, cũng như sử dụng đúng loại giấy tờ trong từng tình huống.

1. Chứng thực bản sao từ bản chính là gì?

Chứng thực bản sao từ bản chính là thủ tục hành chính do cơ quan có thẩm quyền xác nhận rằng bản sao của giấy tờ là giống hệt bản chính.
Điều này có nghĩa là, bản sao được chứng thực có giá trị pháp lý như bản gốc trong các giao dịch hành chính, nhưng không tạo ra quyền hay nghĩa vụ mới, chỉ là xác nhận tính xác thực của bản sao.

Các loại giấy tờ thường chứng thực bản sao:

– Giấy tờ tùy thân: CMND, CCCD, hộ chiếu.

– Giấy khai sinh, giấy kết hôn.

– Sổ hộ khẩu, giấy xác nhận cư trú.

– Bằng cấp, chứng chỉ học tập.

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực:

– UBND cấp xã, phường, thị trấn.

– Phòng Tư pháp cấp huyện.

– Văn phòng công chứng được ủy quyền.

– Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài (đối với công dân Việt Nam ở nước ngoài).

2. Công chứng là gì?

Công chứng là thủ tục pháp lý do công chứng viên tại văn phòng công chứng thực hiện, xác nhận tính hợp pháp và tự nguyện của giao dịch, hợp đồng hoặc giấy tờ.
Nói cách khác, công chứng không chỉ xác nhận tính xác thực của bản sao, mà còn công nhận nội dung pháp lý và ý chí của các bên liên quan, bảo đảm tính pháp lý cho hợp đồng, văn bản hoặc giao dịch.

Các trường hợp thường công chứng:

– Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng bất động sản.

– Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận dân sự.

– Giấy ủy quyền, di chúc, hợp đồng vay mượn có giá trị pháp lý.

– Bản dịch có chứng thực công chứng sang ngôn ngữ khác.

Cơ quan thực hiện công chứng:

– Văn phòng công chứng, công chứng viên được cấp phép hoạt động theo luật Công chứng.

Điểm quan trọng: công chứng không thực hiện tại UBND cấp xã/phường như chứng thực.

3. Sự khác biệt chính giữa chứng thực bản sao và công chứng

Như vậy, chứng thực bản sao không thể thay thế công chứng, và công chứng cũng không thay thế chứng thực bản sao. Việc nhầm lẫn sẽ dẫn đến hồ sơ bị từ chối hoặc không hợp lệ.

4. Khi nào nên chứng thực bản sao và khi nào nên công chứng

Nên chứng thực bản sao khi:

– Bạn cần nộp hồ sơ cho cơ quan hành chính (ví dụ: xin việc, làm thủ tục ngân hàng).

– Cần gửi giấy tờ cho người khác nhưng không muốn mất bản chính.

– Cần xác nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ tùy thân.

Nên công chứng khi:

– Tham gia giao dịch dân sự có giá trị pháp lý (mua bán nhà đất, cho thuê tài sản).

– Cần đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ giữa các bên trong hợp đồng hoặc thỏa thuận.

– Cần chứng thực bản dịch công chứng sang ngoại ngữ để sử dụng ở nước ngoài.

5. Quy trình thực hiện chứng thực bản sao giấy tờ tùy thân

Quy trình chứng thực bản sao đơn giản, nhanh chóng, gồm các bước:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Bản chính giấy tờ cần chứng thực, bản sao (photo), giấy tờ tùy thân của người yêu cầu.

2. Nộp hồ sơ tại cơ quan chứng thực: UBND xã/phường, phòng tư pháp hoặc văn phòng công chứng được ủy quyền.

3. Cán bộ kiểm tra và chứng thực: Kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, so sánh với bản sao.

4. Nhận kết quả: Bản sao được đóng dấu, ký tên và ghi ngày chứng thực.

Phí chứng thực theo Thông tư 226/2016/TT-BTC: 2.000 đồng/trang, từ trang thứ 3 trở đi 1.000 đồng/trang.

6. Quy trình thực hiện công chứng hợp đồng, văn bản

Công chứng thường phức tạp hơn, gồm các bước:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Hợp đồng, giấy tờ liên quan và giấy tờ tùy thân của các bên.

2. Đặt lịch tại văn phòng công chứng: Nhiều văn phòng yêu cầu đặt hẹn trước.

3. Công chứng viên kiểm tra: Đánh giá tính hợp pháp, tính tự nguyện, đảm bảo không vi phạm pháp luật.

4. Ký và đóng dấu công chứng: Các bên ký hợp đồng trước công chứng viên, văn bản được đóng dấu công chứng.

5. Nhận bản công chứng: Văn bản có giá trị pháp lý ràng buộc các bên.

Phí công chứng phụ thuộc vào giá trị hợp đồng, theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC và có thể cao hơn chứng thực bản sao.

Việc hiểu rõ sự khác biệt sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đúng loại, tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro pháp lý. Đồng thời, với xu hướng chứng thực và công chứng điện tử năm 2025, người dân có thể thực hiện thủ tục nhanh chóng, thuận tiện và hiện đại hơn.