Những sai sót thường gặp khi đi chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký là thủ tục hành chính tưởng chừng đơn giản nhưng trên thực tế, rất nhiều người dân vẫn mắc sai sót khi thực hiện. Những lỗi nhỏ như ký trước văn bản, thiếu giấy tờ hay hiểu sai về phạm vi chứng thực có thể khiến hồ sơ bị trả lại, mất thời gian đi lại nhiều lần.

Bài viết dưới đây, Văn Phòng Công Chứng Đại Việt sẽ tổng hợp những sai sót thường gặp khi đi chứng thực chữ ký, giúp bạn chủ động tránh lỗi và hoàn thành thủ tục nhanh chóng, đúng quy định pháp luật.

1. Ký sẵn văn bản trước khi đi chứng thực chữ ký

Đây là sai sót phổ biến nhất mà rất nhiều người mắc phải. Theo quy định pháp luật, người yêu cầu chứng thực phải ký trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực. Nếu văn bản đã được ký sẵn từ trước, cơ quan có thẩm quyền sẽ từ chối chứng thực.

Nhiều người do thiếu hiểu biết hoặc muốn tiết kiệm thời gian đã ký sẵn tại nhà, đến nơi mới phát hiện không được chấp nhận. Điều này buộc người dân phải in lại văn bản hoặc quay lại vào ngày khác.

2. Mang theo giấy tờ tùy thân không hợp lệ

Một sai sót thường gặp khác là giấy tờ tùy thân không còn giá trị sử dụng hoặc không phù hợp, chẳng hạn:

– CMND đã hết hạn

– CCCD bị mờ, bong tróc, không nhận diện được

– Hộ chiếu đã hết thời hạn

Giấy tờ tùy thân là căn cứ để xác nhận người ký, vì vậy nếu giấy tờ không hợp lệ, cơ quan chứng thực không thể thực hiện thủ tục. Người dân cần kiểm tra kỹ giấy tờ trước khi đi chứng thực chữ ký.

3. Hiểu nhầm chứng thực chữ ký là chứng thực nội dung

Nhiều người cho rằng khi đi chứng thực chữ ký thì nội dung văn bản cũng được xác nhận hợp pháp, điều này là không đúng. Trên thực tế, chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký là của đúng người ký, không xác nhận nội dung văn bản, trừ một số trường hợp pháp luật có quy định riêng.

Việc hiểu sai này có thể dẫn đến rủi ro pháp lý nếu nội dung văn bản có sai sót, tranh chấp phát sinh sau này.

4. Đem văn bản không thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký

Một sai sót khá nghiêm trọng là mang những văn bản không được phép chứng thực chữ ký, ví dụ:

– Hợp đồng chuyển nhượng nhà đất

– Văn bản mua bán tài sản có giá trị lớn

– Giao dịch bắt buộc phải công chứng theo quy định pháp luật

Trong các trường hợp này, pháp luật yêu cầu phải công chứng hợp đồng, giao dịch, không thể chỉ chứng thực chữ ký. Việc nhầm lẫn khiến hồ sơ bị từ chối và phải làm lại từ đầu.

5. Nội dung văn bản có dấu hiệu vi phạm pháp luật

Ngay cả khi người dân chỉ yêu cầu chứng thực chữ ký, nếu nội dung văn bản:

– Vi phạm điều cấm của pháp luật

– Trái đạo đức xã hội

– Có dấu hiệu giả mạo, lừa dối

thì cơ quan có thẩm quyền vẫn có quyền từ chối chứng thực. Nhiều người không kiểm tra kỹ nội dung, dẫn đến việc mất thời gian chờ đợi nhưng không được giải quyết.

6. Không chuẩn bị đầy đủ giấy tờ kèm theo

Một số trường hợp cần kèm theo giấy tờ liên quan đến nội dung văn bản, nhưng người dân lại không chuẩn bị, ví dụ:

– Chứng thực chữ ký người dịch nhưng không mang theo bản dịch đầy đủ

– Giấy ủy quyền nhưng thiếu giấy tờ liên quan theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận

Việc thiếu giấy tờ khiến quá trình chứng thực bị kéo dài hoặc phải thực hiện lại nhiều lần.

7. Không ký đúng, đủ chữ ký theo văn bản

Một số người ký không thống nhất chữ ký so với giấy tờ tùy thân, hoặc ký thiếu chữ ký trong văn bản có nhiều trang. Điều này dễ dẫn đến việc cơ quan chứng thực yêu cầu ký lại hoặc từ chối chứng thực để tránh rủi ro pháp lý.

Người yêu cầu cần ký đúng mẫu chữ ký thường dùng và ký đầy đủ theo yêu cầu của văn bản.

8. Nhầm lẫn giữa chứng thực chữ ký và công chứng

Đây là sai sót mang tính nhận thức khá phổ biến. Nhiều người nghĩ rằng:

– Chứng thực chữ ký = công chứng

– Chỉ cần chứng thực chữ ký là đủ giá trị pháp lý cho mọi giao dịch

Trên thực tế, chứng thực chữ ký và công chứng là hai thủ tục khác nhau, áp dụng cho các trường hợp khác nhau. Việc nhầm lẫn có thể khiến giao dịch không được pháp luật công nhận.

Những sai sót thường gặp khi đi chứng thực chữ ký phần lớn xuất phát từ thiếu thông tin và chủ quan. Chỉ cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hiểu rõ bản chất của chứng thực chữ ký và tuân thủ đúng quy trình, người dân hoàn toàn có thể hoàn thành thủ tục nhanh chóng, thuận lợi.

Trước khi đi chứng thực chữ ký, bạn nên kiểm tra kỹ văn bản, giấy tờ tùy thân và xác định đúng hình thức cần thực hiện là chứng thực hay công chứng. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản về sau.