Những lỗi thường gặp khi xác nhận chữ ký và cách khắc phục
Xác nhận chữ ký là thủ tục phổ biến trong đời sống hành chính và pháp lý, nhằm đảm bảo chữ ký trên văn bản là thật, được thực hiện bởi đúng người, trong trạng thái tự nguyện và minh mẫn. Tuy nhiên, không ít người khi đi xác nhận chữ ký lại gặp tình trạng bị từ chối hoặc phải làm lại do những lỗi rất nhỏ.
Bài viết này, Văn Phòng Công Chứng Đại Việt sẽ giúp bạn nhận diện những lỗi thường gặp khi xác nhận chữ ký và cách khắc phục để quá trình chứng thực diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.
1. Xác nhận chữ ký là gì?
Trước khi tìm hiểu các lỗi thường gặp, cần hiểu rõ xác nhận chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền (như văn phòng công chứng, UBND xã, phường) xác minh rằng chữ ký trong giấy tờ, văn bản do chính người ký thực hiện, đồng thời người đó đầy đủ năng lực hành vi dân sự và ký trong trạng thái tự nguyện.
Việc xác nhận chữ ký không chứng minh nội dung văn bản đúng hay sai, mà chỉ xác minh danh tính và tính thật của chữ ký. Đây là bước quan trọng giúp tài liệu có giá trị pháp lý và được các cơ quan, tổ chức công nhận.
2. Những lỗi thường gặp khi xác nhận chữ ký
Dưới đây là các lỗi phổ biến khiến hồ sơ xác nhận chữ ký bị từ chối hoặc phải thực hiện lại:
Lỗi 1: Ký sẵn chữ ký trước khi đến xác nhận
Đây là lỗi rất thường gặp. Nhiều người có thói quen ký sẵn vào văn bản ở nhà rồi mới mang đến cơ quan chứng thực. Tuy nhiên, quy định bắt buộc người yêu cầu phải ký trực tiếp trước mặt công chứng viên hoặc người chứng thực.
Lý do: Cơ quan chứng thực cần đảm bảo người ký thật sự là chủ thể trong giấy tờ và đang ký trong trạng thái minh mẫn, tự nguyện. Nếu đã ký trước, họ không thể xác minh điều đó.
Cách khắc phục:
Chỉ điền đầy đủ nội dung văn bản, để trống phần chữ ký, và ký trực tiếp tại văn phòng công chứng hoặc UBND trước mặt người có thẩm quyền.
Lỗi 2: Giấy tờ tùy thân hết hạn hoặc không hợp lệ
Một lỗi phổ biến khác là căn cước công dân (CCCD), chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu đã hết hạn. Khi đó, cơ quan chứng thực không thể xác minh danh tính người ký.
Cách khắc phục:
Trước khi đi, hãy kiểm tra thời hạn sử dụng của CCCD hoặc hộ chiếu. Nếu quá hạn, cần làm lại giấy tờ tùy thân mới.
Ngoài ra, phải mang bản gốc chứ không chỉ bản sao.
Lỗi 3: Nội dung văn bản vi phạm quy định pháp luật
Cơ quan chứng thực có quyền từ chối xác nhận chữ ký nếu văn bản chứa nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội, hoặc gây ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người khác.
Ví dụ:
Giấy ủy quyền liên quan đến tài sản không thuộc sở hữu hợp pháp của người ký;
Hợp đồng hoặc đơn từ có nội dung gian dối, mập mờ;
Văn bản có mục đích lách luật hoặc giao dịch bất hợp pháp.
Cách khắc phục:
Trước khi lập văn bản, cần kiểm tra kỹ nội dung hoặc nhờ công chứng viên tư vấn để đảm bảo hợp pháp. Nếu có điều khoản nhạy cảm, nên chỉnh sửa theo hướng trung lập, minh bạch.
Lỗi 4: Giấy tờ để trống nội dung hoặc điền không đầy đủ
Một số người chỉ viết vài dòng, để trống nhiều phần trong văn bản rồi mang đi xác nhận chữ ký. Theo quy định, cơ quan chứng thực sẽ không xác nhận chữ ký trên giấy tờ chưa hoàn thiện nội dung, để tránh trường hợp thêm, bớt nội dung sau khi ký.
Cách khắc phục:
Điền đầy đủ nội dung cần thiết trong văn bản trước khi đến ký. Nếu còn mục trống, hãy gạch chéo phần chưa sử dụng để đảm bảo an toàn.
Lỗi 5: Người ký không đủ năng lực hành vi dân sự
Nếu người ký chưa đủ 18 tuổi, mất năng lực hành vi dân sự hoặc đang trong trạng thái không tỉnh táo, cơ quan chứng thực sẽ từ chối.
Cách khắc phục:
Với người chưa đủ 18 tuổi, cần có cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp đi cùng để ký xác nhận.
Với người mất năng lực hành vi dân sự, chỉ có người giám hộ hợp pháp được ký thay.
3. Cách chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để tránh lỗi
Để việc xác nhận chữ ký diễn ra suôn sẻ, bạn nên chuẩn bị kỹ các giấy tờ sau:
Bản gốc giấy tờ tùy thân hợp lệ (CCCD, CMND, hộ chiếu);
Văn bản cần ký đầy đủ nội dung (để trống phần chữ ký);
Bản sao giấy tờ liên quan đến nội dung trong văn bản (nếu có);
Bản dịch tiếng Việt có chứng thực (nếu văn bản bằng tiếng nước ngoài).
Trước khi đến, bạn có thể liên hệ trước với văn phòng công chứng để được hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, tránh mất thời gian đi lại.
4. Một số lưu ý khi thực hiện xác nhận chữ ký
Người ký phải tự nguyện, không bị ép buộc.
Không chứng thực chữ ký thay, kể cả là người thân.
Văn bản chứng thực chữ ký chỉ có giá trị xác minh danh tính người ký, không xác nhận nội dung đúng sai.
Không được ký tắt, ký bằng bút chì hoặc ký khác mẫu chữ ký thường dùng.
Khi nhận lại giấy tờ, hãy kiểm tra dấu, chữ ký của công chứng viên và ngày chứng thực có đầy đủ không
Hy vọng với danh sách những lỗi thường gặp khi xác nhận chữ ký và cách khắc phục trên, bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn cho lần chứng thực tiếp theo.
Nếu có thắc mắc, bạn nên liên hệ văn phòng công chứng uy tín để được hướng dẫn chi tiết, đảm bảo hồ sơ được xác nhận nhanh chóng và hợp lệ.