Những lỗi thường gặp khi chứng thực chữ ký và cách khắc phục

Chứng thực chữ ký là thủ tục hành chính phổ biến và quan trọng, giúp xác nhận chữ ký của cá nhân trên văn bản là thật, tự nguyện và đúng người ký. Tuy là thủ tục đơn giản, nhưng nhiều người vẫn gặp phải các lỗi khiến hồ sơ bị từ chối hoặc mất nhiều thời gian bổ sung.

Để giúp bạn tránh những rắc rối không đáng có, bài viết sau Văn Phòng Công Chứng Đại Việt tổng hợp những lỗi thường gặp khi chứng thực chữ ký và hướng dẫn cách khắc phục chi tiết nhất.

1. Không ký trực tiếp trước mặt người chứng thực

Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng là lý do từ chối chứng thực thường gặp. Nhiều người ký văn bản sẵn từ trước ở nhà rồi mới mang đến UBND hoặc văn phòng công chứng.

Tuy nhiên, theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực phải ký trực tiếp trước mặt người có thẩm quyền.

Cách khắc phục

– Luôn mang văn bản còn trống phần chữ ký.

– Chỉ ký khi được yêu cầu tại trụ sở cơ quan chứng thực.

– Nếu đã ký trước, bạn cần lập lại văn bản mới.

2. Giấy tờ tùy thân hết hạn hoặc không hợp lệ

Cơ quan chứng thực phải xác định đúng danh tính người ký. Nếu giấy tờ tùy thân không còn giá trị sử dụng, rách nát, mờ thông tin, hoặc không trùng khớp với người ký, hồ sơ sẽ bị từ chối.

Cách khắc phục

– Kiểm tra hạn sử dụng của CMND/CCCD/Hộ chiếu trước khi đi chứng thực.

– Nếu CMND quá cũ, nên đổi sang CCCD gắn chip.

– Mang theo thêm giấy tờ dự phòng như hộ khẩu hoặc giấy xác nhận nhân thân.

3. Văn bản có nội dung vi phạm pháp luật hoặc không đúng mục đích

Cơ quan chứng thực chỉ xác nhận chữ ký, không chứng thực nội dung. Tuy nhiên, nếu văn bản chứa nội dung trái pháp luật, gây hiểu lầm hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi người khác, cơ quan vẫn có quyền từ chối.

Ví dụ:

– Văn bản cam kết chuyển nhượng đất chỉ bằng chữ ký cá nhân

– Giấy bán tài sản mà pháp luật yêu cầu phải công chứng hợp đồng

– Văn bản có yếu tố tranh chấp hoặc mập mờ

Cách khắc phục

– Tìm hiểu trước xem loại giấy tờ của mình có thuộc nhóm bắt buộc phải công chứng không.

– Soạn văn bản rõ ràng, đúng mục đích, không vi phạm pháp luật.

– Nếu không chắc, có thể nhờ tư vấn tại cơ quan chứng thực hoặc văn phòng công chứng.

4. Văn bản thiếu thông tin hoặc trình bày sai quy cách

Một số giấy tờ bị từ chối do:

– Thiếu ngày tháng

– Không ghi rõ họ tên người ký

– Thiếu thông tin cá nhân

– Không có tiêu đề hoặc mục đích văn bản

– Bố cục rời rạc gây khó hiểu

– Điều này khiến cơ quan chứng thực không thể xác định nội dung và mục đích của văn bản.

Cách khắc phục

– Soạn đầy đủ thông tin theo cấu trúc chuẩn: tiêu đề, nội dung, căn cứ, thông tin cá nhân.

– Trình bày rõ ràng, sạch sẽ, tránh tẩy xóa.

– Nên in văn bản thay vì viết tay để tránh sai sót.

5. Người ký không minh mẫn, không nhận thức được hành vi của mình

Nếu người ký là người già yếu, đang điều trị bệnh tâm lý, bị hạn chế khả năng nhận thức hoặc không giao tiếp rõ ràng, cơ quan chứng thực sẽ từ chối.

Cách khắc phục

– Chuẩn bị giấy xác nhận sức khỏe nếu người ký thuộc trường hợp đặc biệt nhưng vẫn đủ nhận thức.

– Nếu người ký mất năng lực hành vi dân sự, phải có người giám hộ hợp pháp đại diện.

– Với trường hợp người già yếu, có thể yêu cầu chứng thực tại nhà, miễn người ký vẫn minh mẫn.

6. Giả mạo giấy tờ hoặc không chứng minh được nhân thân

Trường hợp giấy tờ tùy thân bị nghi ngờ giả mạo, hoặc người ký không chứng minh được danh tính, cơ quan sẽ từ chối.

Cách khắc phục

– Luôn mang giấy tờ gốc để đối chiếu.

– Không sử dụng ảnh chụp hoặc bản sao để thay thế.

– Nếu mất giấy tờ, cần làm giấy xác nhận nhân thân tại công an xã trước.

Chứng thực chữ ký là thủ tục nhanh chóng nhưng vẫn có nhiều quy định quan trọng mà người dân thường bỏ qua. Những lỗi phổ biến như ký sẵn ở nhà, giấy tờ hết hạn, nội dung văn bản không hợp lệ hay thiếu hồ sơ đều có thể khiến quá trình bị trì hoãn.