Hướng dẫn chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân nhanh chóng và hợp lệ
Trong các thủ tục hành chính, hồ sơ xin việc hay giao dịch dân sự, bạn thường được yêu cầu nộp bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân như Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu… Đây là yêu cầu phổ biến để xác minh danh tính hợp pháp của cá nhân mà không cần sử dụng bản gốc. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về quy trình và cách thực hiện đúng quy định.
Bài viết dưới đây, Văn Phòng Công Chứng Đại Việt sẽ hướng dẫn chi tiết cách chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân nhanh chóng và hợp lệ nhất năm 2025.
1. Chứng thực bản sao từ bản chính là gì?
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận rằng bản sao (bản photo) là đúng với nội dung của bản chính. Mục đích là để bản sao này có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong một số trường hợp, giúp người dân sử dụng giấy tờ dễ dàng mà không cần mang theo bản gốc.
Đối với giấy tờ tùy thân, việc chứng thực bản sao từ bản chính thường áp dụng cho các loại giấy tờ như:
– Căn cước công dân (CCCD) hoặc Chứng minh nhân dân (CMND).
– Hộ chiếu.
– Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận nơi cư trú.
– Giấy khai sinh, giấy kết hôn.
Việc chứng thực giúp xác minh danh tính một cách hợp pháp, bảo đảm thông tin chính xác trong các hồ sơ, thủ tục.
2. Tại sao cần chứng thực bản sao giấy tờ tùy thân?
Chứng thực bản sao mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dân:
– Giảm rủi ro mất mát hoặc hư hỏng giấy tờ gốc: Khi đi nộp hồ sơ, bạn chỉ cần sử dụng bản sao đã chứng thực.
– Tăng tính hợp pháp cho hồ sơ: Cơ quan tiếp nhận có thể tin tưởng rằng thông tin trong bản sao trùng khớp với bản chính.
– Tiết kiệm thời gian: Một bản sao chứng thực có thể sử dụng cho nhiều thủ tục khác nhau, không cần chứng thực lại mỗi lần.
– Phù hợp quy định pháp luật: Nhiều thủ tục hành chính yêu cầu bản sao chứng thực thay vì bản photo thông thường.
3. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các quy định hiện hành, các cơ quan sau có quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân:
-
Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn: Đây là nơi phổ biến nhất mà người dân thường đến để chứng thực giấy tờ.
-
Phòng Tư pháp cấp huyện: Chứng thực các giấy tờ phức tạp, phục vụ cho công dân trong phạm vi huyện.
-
Văn phòng công chứng: Có thể thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính tương tự cơ quan nhà nước.
-
Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài: Áp dụng cho công dân Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.
Việc lựa chọn cơ quan chứng thực phụ thuộc vào loại giấy tờ, địa điểm cư trú và mục đích sử dụng của bạn.
4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi chứng thực bản sao giấy tờ tùy thân
Khi đi chứng thực, người dân chỉ cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đơn giản gồm:
– Bản chính giấy tờ tùy thân cần chứng thực (CCCD, CMND, hộ chiếu…).
– Bản sao (photo) của giấy tờ đó. Có thể photo sẵn hoặc thực hiện tại nơi chứng thực.
– Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực (thông thường chính là người sở hữu giấy tờ cần chứng thực).
Nếu chứng thực hộ cho người khác, bạn cần mang theo giấy ủy quyền hợp lệ.
5. Quy trình chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân
Quy trình chứng thực hiện nay rất nhanh chóng, chỉ gồm 4 bước đơn giản:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Chuẩn bị đầy đủ bản chính, bản sao và giấy tờ tùy thân như đã nêu ở trên.
Kiểm tra kỹ thông tin trên giấy tờ gốc, đảm bảo rõ ràng, không bị tẩy xóa hay rách nát.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan chứng thực
Đến UBND xã/phường, phòng tư pháp huyện hoặc văn phòng công chứng gần nhất.
Cán bộ tiếp nhận sẽ đối chiếu bản sao với bản chính để xác định tính chính xác.
Bước 3: Cán bộ kiểm tra và chứng thực
Sau khi kiểm tra, nếu giấy tờ hợp lệ, cán bộ chứng thực sẽ:
– Ghi lời chứng “Bản sao đúng với bản chính”.
– Ký tên, ghi rõ họ tên, chức vụ.
– Đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức chứng thực.
Bước 4: Nhận kết quả
Người dân nhận lại bản sao đã chứng thực ngay trong ngày.
Thông thường, thủ tục chỉ mất khoảng 5–10 phút nếu số lượng giấy tờ không nhiều.
Mức phí chứng thực hiện nay theo Thông tư 226/2016/TT-BTC là:
– 2.000 đồng/trang (tối đa 2 trang đầu tiên).
– Từ trang thứ 3 trở đi: 1.000 đồng/trang.
6. Một số lưu ý quan trọng khi chứng thực bản sao giấy tờ tùy thân
Để việc chứng thực diễn ra suôn sẻ và hợp lệ, bạn cần lưu ý:
– Chỉ được chứng thực từ bản chính hợp pháp, không được chứng thực từ bản photo.
– Không chứng thực giấy tờ đã hết hạn hoặc có dấu hiệu sửa chữa, tẩy xóa.
– Nếu giấy tờ gốc bị rách, mờ, mất góc, bạn cần làm lại bản chính trước khi chứng thực.
– Có thể chứng thực nhiều bản sao cùng lúc nếu có nhu cầu sử dụng cho nhiều mục đích.
– Khi chứng thực hộ, phải có giấy ủy quyền hợp pháp hoặc văn bản xác nhận quyền đại diện.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân là thủ tục hành chính cơ bản nhưng rất quan trọng, giúp đảm bảo giá trị pháp lý cho các hồ sơ cá nhân. Với quy trình nhanh gọn, chi phí thấp và có thể thực hiện tại nhiều cơ quan khác nhau, người dân hoàn toàn có thể hoàn tất thủ tục chỉ trong vài phút.