Hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện chuyển nhượng nhà đất tại văn phòng công chứng

Khi thực hiện chuyển nhượng (mua bán) nhà đất, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là bước quan trọng giúp quá trình công chứng và sang tên sổ đỏ diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và đúng quy định pháp luật. Nhiều trường hợp bị trì hoãn hoặc hồ sơ bị trả lại chỉ vì thiếu giấy tờ hoặc kê khai sai thông tin.

Bài viết dưới đây, Văn Phòng Công Chứng Đại Việt sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng hợp đồng chuyển nhượng nhà đất, cùng những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro.

1. Tại sao phải công chứng hợp đồng chuyển nhượng nhà đất?

Theo quy định tại Điều 167 Luật Đất đai 2013, mọi giao dịch chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất đều phải được lập thành văn bản và công chứng (hoặc chứng thực, tùy trường hợp).

Công chứng hợp đồng không chỉ là thủ tục bắt buộc mà còn:

– Xác nhận tính hợp pháp của giao dịch giữa các bên;

– Ngăn ngừa tranh chấp phát sinh sau này;

– Là cơ sở pháp lý để thực hiện sang tên sổ đỏ;

– Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả bên bán và bên mua.

Do đó, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi đến văn phòng công chứng là việc làm không thể bỏ qua.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị của bên chuyển nhượng (bên bán)

Bên chuyển nhượng là người đang đứng tên trong Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ). Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

a. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (bản gốc)

Đây là giấy tờ quan trọng nhất để chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của bên bán đối với nhà, đất.

b. Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc căn cước công dân (CCCD) của chủ sở hữu

Bản gốc kèm 02 bản sao công chứng còn thời hạn sử dụng.

c. Sổ hộ khẩu (bản gốc + bản sao công chứng)

Giúp xác định nơi cư trú hợp pháp của người bán.

d. Giấy đăng ký kết hôn (nếu đã lập gia đình)

Vì nhà đất là tài sản chung vợ chồng, nên việc chuyển nhượng phải có sự đồng ý của cả hai.
Nếu độc thân, cần có Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do UBND cấp xã/phường nơi cư trú cấp.

e. Các giấy tờ bổ sung khác (nếu có)

– Văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung/vợ chồng;

– Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác thực hiện);

– Quyết định thừa kế, tặng cho, hoặc giấy tờ liên quan đến quyền sở hữu nếu nhà đất có yếu tố kế thừa.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị của bên nhận chuyển nhượng (bên mua)

Bên mua cũng cần chuẩn bị hồ sơ để xác minh nhân thân và thực hiện sang tên sau khi công chứng:

a. CMND/CCCD của bên mua (bản gốc + bản sao công chứng)

Phải còn hạn sử dụng và trùng khớp thông tin cá nhân.

b. Sổ hộ khẩu (bản gốc + bản sao)

Dùng để ghi rõ địa chỉ thường trú trong hợp đồng.

c. Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận độc thân

Tương tự bên bán, nếu đã lập gia đình, hợp đồng phải có chữ ký của cả hai vợ chồng; nếu độc thân, cần xác nhận tình trạng hôn nhân.

d. Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu của văn phòng công chứng)

Thông thường, văn phòng công chứng sẽ hỗ trợ soạn thảo mẫu này tại chỗ, nhưng người mua nên chuẩn bị sẵn thông tin cơ bản của giao dịch (giá bán, diện tích, địa chỉ, thửa đất…).

4. Quy trình công chứng hợp đồng chuyển nhượng nhà đất

Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, quy trình thực hiện tại văn phòng công chứng diễn ra như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ và kiểm tra pháp lý

Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ từ hai bên, kiểm tra tính hợp pháp của giấy tờ, đặc biệt là sổ đỏ và thông tin nhân thân.

Bước 2: Soạn thảo hợp đồng

Văn phòng công chứng soạn hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở theo quy định.
Nội dung gồm: thông tin các bên, giá trị chuyển nhượng, phương thức thanh toán, cam kết, quyền và nghĩa vụ của các bên.

Bước 3: Đọc lại và ký hợp đồng

Hai bên đọc kỹ nội dung, ký tên (và điểm chỉ nếu cần) trước mặt công chứng viên.
Công chứng viên ký xác nhận và đóng dấu.

Bước 4: Nộp lệ phí công chứng

Mức phí công chứng tùy theo giá trị tài sản ghi trong hợp đồng, thường dao động từ 50.000 – 10.000.000 đồng.

Bước 5: Nhận hợp đồng công chứng

Văn phòng công chứng lưu giữ 1 bản, mỗi bên giao dịch giữ 1 bản gốc để nộp hồ sơ sang tên tại Văn phòng đăng ký đất đai.

5. Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ công chứng chuyển nhượng

– Kiểm tra thông tin sổ đỏ thật kỹ: diện tích, số thửa, tờ bản đồ, tên chủ sở hữu phải trùng khớp hoàn toàn.

– Không sử dụng giấy tờ photo không công chứng – sẽ bị từ chối tiếp nhận.

– Các bên phải có mặt trực tiếp khi ký hợp đồng, trừ khi có giấy ủy quyền hợp pháp.

– Khai đúng giá trị chuyển nhượng thực tế để tránh bị xử phạt vì trốn thuế.

– Kiểm tra quy hoạch đất tại Phòng Tài nguyên & Môi trường để đảm bảo đất không nằm trong khu vực bị thu hồi hoặc hạn chế chuyển nhượng.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ khi thực hiện chuyển nhượng nhà đất tại văn phòng công chứng giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo giao dịch hợp pháp. Cả bên bán và bên mua đều cần kiểm tra kỹ giấy tờ cá nhân, giấy tờ nhà đất và các văn bản liên quan trước khi đến công chứng.