Công chứng hợp đồng kinh tế: Khi nào bắt buộc và khi nào không cần?

Trong hoạt động kinh doanh, các hợp đồng kinh tế được ký kết mỗi ngày để ghi nhận sự thỏa thuận giữa các bên về việc mua bán, cung ứng dịch vụ, hợp tác đầu tư… Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ khi nào hợp đồng cần công chứng và khi nào không.

Việc hiểu rõ quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp và cá nhân tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp phát sinh. Hãy cùng Văn Phòng Công Chứng Đại Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Hợp đồng kinh tế là gì?

Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005, hợp đồng kinh tế (hay còn gọi là hợp đồng thương mại) là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên trong hoạt động thương mại, nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ kinh doanh.

Các loại hợp đồng kinh tế phổ biến gồm:

– Hợp đồng mua bán hàng hóa.

– Hợp đồng cung cấp dịch vụ.

– Hợp đồng hợp tác kinh doanh.

– Hợp đồng thuê tài sản (văn phòng, kho bãi…).

– Hợp đồng xây dựng, chuyển giao công nghệ…

Hầu hết các hợp đồng này được ký kết bằng văn bản hoặc hình thức điện tử, đảm bảo giá trị pháp lý khi xảy ra tranh chấp.

2. Mục đích và ý nghĩa của việc công chứng hợp đồng kinh tế

Công chứng là việc cơ quan công chứng xác nhận tính xác thực, hợp pháp của nội dung hợp đồng, giao dịch dân sự.
Khi hợp đồng kinh tế được công chứng:

– Giá trị pháp lý được bảo đảm: Nội dung, chữ ký và ý chí các bên được chứng thực, tránh trường hợp giả mạo, tranh chấp.

– Tăng độ tin cậy: Đối tác, cơ quan nhà nước, ngân hàng dễ dàng chấp nhận hợp đồng trong giao dịch.

– Là căn cứ chứng minh trước pháp luật: Nếu xảy ra tranh chấp, hợp đồng công chứng có giá trị chứng cứ cao trước tòa án.

Tuy nhiên, không phải hợp đồng nào cũng bắt buộc công chứng. Việc công chứng hay không phụ thuộc vào loại hợp đồng và tài sản được thỏa thuận.

3. Khi nào hợp đồng kinh tế bắt buộc phải công chứng?

Theo quy định hiện hành, chỉ những hợp đồng kinh tế liên quan đến tài sản bắt buộc công chứng theo pháp luật mới cần thực hiện tại văn phòng công chứng. Một số trường hợp phổ biến bao gồm:

3.1. Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất hoặc nhà ở

– Căn cứ theo Điều 167 Luật Đất đai 2013, hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực (trừ trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản chuyển nhượng theo dự án).

– Việc công chứng đảm bảo quyền lợi cho các bên, tránh tình trạng tranh chấp quyền sở hữu, giả mạo giấy tờ nhà đất.

3.2. Hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản

– Khi doanh nghiệp hoặc cá nhân sử dụng tài sản có giá trị lớn (như bất động sản, xe ô tô, cổ phần…) để bảo đảm nghĩa vụ vay, thì các hợp đồng thế chấp thường yêu cầu công chứng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước hoặc tổ chức tín dụng.

3.3. Hợp đồng góp vốn bằng tài sản gắn liền với đất

– Nếu góp vốn bằng quyền sử dụng đất hoặc nhà xưởng, công trình trên đất, hợp đồng này cũng phải được công chứng để đảm bảo tính pháp lý trong việc đăng ký quyền sở hữu.

Như vậy, việc công chứng bắt buộc chủ yếu áp dụng đối với các hợp đồng có liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.

4. Khi nào hợp đồng kinh tế không bắt buộc công chứng?

Đối với phần lớn các hợp đồng kinh tế thông thường, pháp luật không bắt buộc công chứng, cụ thể:

– Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: Chỉ cần ký kết hợp lệ giữa các bên là có hiệu lực, không cần công chứng.

– Hợp đồng thuê văn phòng, kho bãi, máy móc, thiết bị… có thời hạn ngắn và không gắn liền với quyền sử dụng đất.

– Hợp đồng đại lý, phân phối, hợp tác kinh doanh, tư vấn, quảng cáo, bảo trì… cũng không yêu cầu công chứng, trừ khi các bên tự thỏa thuận thêm.

– Hợp đồng trong giao dịch thương mại điện tử có thể ký kết bằng chữ ký số, vẫn đảm bảo hiệu lực pháp lý mà không cần qua cơ quan công chứng.

Tuy không bắt buộc, nhưng việc tự nguyện công chứng hoặc chứng thực chữ ký vẫn được khuyến khích để tránh rủi ro pháp lý trong tương lai.

5. Lợi ích của việc tự nguyện công chứng hợp đồng kinh tế

Ngay cả khi không bắt buộc, nhiều doanh nghiệp và cá nhân vẫn chủ động công chứng hợp đồng kinh tế vì những lý do sau:

– Giảm thiểu tranh chấp: Hợp đồng được công chứng sẽ có giá trị pháp lý cao, hạn chế các bên phủ nhận nghĩa vụ.

– Hỗ trợ trong thủ tục hành chính và ngân hàng: Một số cơ quan, tổ chức yêu cầu hợp đồng công chứng để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.

– Tăng uy tín doanh nghiệp: Việc công chứng thể hiện tính chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

– Căn cứ mạnh mẽ khi giải quyết tranh chấp: Tòa án, trọng tài thương mại sẽ ưu tiên xem xét các hợp đồng đã qua công chứng.

6. Thủ tục công chứng hợp đồng kinh tế

Khi có nhu cầu công chứng hợp đồng, các bên cần chuẩn bị:

– Dự thảo hợp đồng (đã thống nhất nội dung).

– Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD, hộ chiếu).

– Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (nếu có).

– Giấy phép đăng ký kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp.

– Giấy ủy quyền (nếu một bên không trực tiếp ký).

Sau khi kiểm tra tính hợp pháp của nội dung và hồ sơ, công chứng viên sẽ chứng nhận hợp đồng, đóng dấu và trả kết quả ngay trong ngày hoặc sau 1–2 ngày làm việc.

Tóm lại, không phải mọi hợp đồng kinh tế đều bắt buộc phải công chứng. Việc công chứng chỉ là điều kiện bắt buộc với các hợp đồng liên quan đến bất động sản, tài sản đăng ký quyền sở hữu, hoặc thế chấp, góp vốn bằng tài sản.
Đối với các hợp đồng kinh tế thông thường, công chứng không bắt buộc nhưng nên thực hiện để tăng tính pháp lý, tránh rủi ro và bảo vệ quyền lợi các bên.