Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng
Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng
Đặc điểm tổ chức của Văn Phòng Công chứng
1. Phòng công chứng có cơ cấu tổ chức của một đơn vị sự nghiệp công lập
Điều 19 Luật Công chứng 2014 – Phòng công chứng
1. Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.
2. Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
3. Tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập.
4. Phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
2. Phòng công chứng được giao tự chủ về tổ chức bộ máy, nhân sự
Nghị định 60/2021/NĐ-CP về cơ chế tự chủ tài chính áp dụng cho đơn vị sự nghiệp công lập, phân loại mức tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công thành:
– Đơn vị sự nghiệp công lập được giao quyền tự chủ hoàn toàn về thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự;
– Đơn vị sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ hoàn toàn về thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự.
Các Phòng Công chứng hiện nay thường đã được giao quyền tự chủ cao về tài chính và tổ chức bộ máy nhân sự. Trong đó, các phòng công chứng có thể tự bảo đảm toàn bộ về chi thường xuyên và chi đầu tư, có thể tự chủ một phần hoặc toàn bộ về chi thường xuyên. Chỉ những Phòng công chứng ở những địa bàn khó khăn, ở vùng sâu, vùng xa thì mới cần nhà nước bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên và chi đầu tư.
3. Cơ cấu tổ chức được thực hiện theo đề án vị trí việc làm
Cơ cấu tổ chức của Phòng Công chứng được thực hiện theo quy định về cơ cấu tổ chức của đơn vị sự nghiệp công lập. Liên quan đến vấn đề này, Chính phủ đã ban hành Nghị định 106/2020/NĐ-CP về vị trí việc làm và số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập.
Điều 6. Trình tự phê duyệt vị trí việc làm
1. Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định này, đơn vị sự nghiệp công lập xây dựng Đề án vị trí việc làm, tổ chức thẩm định và trình người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập để trình Hội đồng quản lý thông qua; người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập quyết định phê duyệt vị trí việc làm và cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp của đơn vị sau khi được Hội đồng quản lý thông qua.
2. Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định này và văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền về vị trí việc làm và cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp theo ngành, lĩnh vực, đơn vị sự nghiệp công lập xây dựng Đề án vị trí việc làm, tổ chức thẩm định và trình người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập quyết định phê duyệt vị trí việc làm và cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp của đơn vị. Trường hợp đơn vị sự nghiệp công lập có Hội đồng quản lý thì người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập phải trình Hội đồng quản lý thông qua trước khi quyết định phê duyệt vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp.
3. Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm một phần chi thường xuyên và đơn vị sự nghiệp công lập do ngân sách nhà nước bảo đảm chi thường xuyên
a) Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định này và văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền về vị trí việc làm và cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp theo ngành, lĩnh vực, đơn vị sự nghiệp công lập xây dựng Đề án vị trí việc làm, báo cáo cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp để báo cáo cơ quan, tổ chức theo quy định tại điểm b khoản này thẩm định.
Đề án vị trí việc làm cần xác định rõ số lượng người làm việc, mô tả công việc và khung năng lực vị trí việc làm, mô tả cụ thể tiêu chuẩn về trình độ, năng lực, kỹ năng, công việc chính và kết quả công việc phải thực hiện đối với mỗi vị trí việc làm.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng
Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng bao gồm các bộ phận phòng ban lãnh đạo, các bộ phận hoạt động nghiệp vụ công chứng và các bộ phận hỗ trợ, phục vụ khác. Cụ thể:
Ban lãnh đạo
1. Trưởng phòng
Trưởng phòng là người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng;
Khoản 2 Điều 19 Luật Công chức 2014
2. Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
Khoản 2 Điều 4 Luật Cán bộ công chức
2. Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh tương ứng với vị trí việc làm trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan phục vụ theo chế độ chuyên nghiệp, công nhân công an, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước.
Điều 2 Luật Viên chức 2010
Viên chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.” Như vậy, kể từ ngày 1/7/2020, trưởng phòng công chứng là viên chức;
2. Phó trưởng phòng
Luật Công chứng 2014 không quy định chức danh Phó trưởng phòng của Phòng Công chứng. Tuy nhiên, đối với Phòng Công chứng, trên cơ sở quy định dành cho đơn vị sự nghiệp công lập, mỗi Phòng Công chứng sẽ có từ 1 – 2 Phó Trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng. Theo phân cấp, Phòng Công chứng là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Tư pháp, do vậy, Phó trưởng phòng Công chứng do Giám đốc Sở Tư pháp bổ nhiệm trong số các công chứng viên. Phó trưởng phòng có nhiệm vụ giúp việc cho trưởng phòng theo lĩnh vực, công việc quản lý được trưởng phòng phân công.
Các bộ phận hoạt động nghiệp vụ công chứng
Nhóm này gồm các công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ công chứng
1. Công chứng viên
Điều 34. Luật Công chứng 2014 quy định
1. Các hình thức hành nghề của công chứng viên bao gồm:
a) Công chứng viên của các Phòng công chứng;
b) Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng;
c) Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng.
Các công chứng viên tại Phòng Công chứng đều là viên chức, Phòng Công chứng không được sử dụng công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động. Công chứng viên của Phòng Công chứng phải làm việc theo sự điều động, phân công của cơ quan quản lý nhà nước và trưởng phòng. Nhiệm vụ được phân công gồm: Giải quyết các yêu cầu công chứng, chứng thực, tự chịu trách nhiệm cá nhân về các hợp đồng giao dịch đã công chứng, thực hiện nhiệm vụ, chức trách của một viên chức và thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phân công.
2. Nhân viên nghiệp vụ công chứng
Trong Luật Công chứng 2014 không quy định về địa vị pháp lý của nhân viên nghiệp vụ công chứng. Trong thực tế hoạt động công chứng, để bảo đảm giải quyết kịp thời các yêu cầu công chứng, chứng thực của công dân thì cần có bộ phận giúp việc về chuyên môn nghiệp vụ cho công chứng viên. Bộ phận này tại các tổ chức hành nghề công chứng có thể được gọi bằng những cái tên khác nhau như: nhân viên nghiệp vụ, thư ký nghiệp vụ, chuyên viên nghiệp vụ, chuyên viên pháp lý…
Nhân viên nghiệp vụ công chứng phải có trình độ chuyên môn về luật, có nhiệm vụ giúp công chứng viên trong việc tiếp nhận, giải quyết các yêu cầu công chứng, chứng thực và các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo phòng. Nhân viên nghiệp vụ công chứng là nguồn bổ nhiệm công chứng viên tại các phòng công chứng. Nhân viên nghiệp vụ công chứng có thể là viên chức hoặc làm việc theo chế độ hợp đồng lao động.
Các bộ phận hỗ trợ, phục vụ
1. Bộ phận kế toán
Nhân viên kế toán trong các Phòng Công chứng thường sẽ là viên chức, làm công tác kế toán theo phân công của trưởng phòng đồng thời phải chịu sự kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ của các cơ quan quản lý nhà nước về tài chính kế toán, thuế. Nhân viên kế toán có những nhiệm vụ cơ bản sau:
– Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế theo quy định hiện hành của nhà nước;
– Thực hiện các nghĩa vụ tài chính đối với nhà nước;
– Xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm của phòng;
– Chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời, hợp lý, trung thực của số liệu kế toán;
– Quản lý hồ sơ, chứng từ về tài chính, kế toán của Văn phòng;
– Thực hiện chế độ, chính sách cho người lao động theo sự phân công của lãnh đạo phòng;
– Các nhiệm vụ khác theo phân công của trưởng phòng;
2. Thủ quỹ
– Nhân viên thủ quỹ thực hiện thu, chi tiền mặt đúng quy định trong phạm vi trách nhiệm;
– Bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của đơn vị;
– Hạch toán chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt, và làm các báo cáo chính xác và đầy đủ về quỹ tiền mặt.
3. Nhân viên văn thư và nhân viên lưu trữ
Tại các phòng công chứng thông thường nhân viên lưu trữ kiêm nhiệm luôn công tác văn thư, nhân viên văn thư lưu trữ có nhiệm vụ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành của nhà nước và của phòng; quản lý hồ sơ hồ sơ công chứng và các hồ sơ, tại liệu khác; quản lý và sử dụng con dấu theo quy định, tra cứu và nhập dữ liệu hợp đồng giao dịch đã công chứng vào cơ sở dữ liệu công chứng;
4. Bộ phận khác
– Bộ phận bảo vệ có nhiệm vụ bảo đảm an ninh, trật tự cho cơ quan, hướng dẫn khách.
– Nhân viên tạp vụ có nhiệm vụ bảo đảm công tác vệ cho đơn vị.
– Lái xe: Một số phòng công chứng còn sử dụng xe công được giao nên có cả lái xe.
Các nhân viên thuộc nhóm hỗ trợ, phục vụ có thể là viên chức nhưng do hạn chế về tổng biên chế, thông thường các vị trí việc làm này được lãnh đạo phòng ký hợp đồng làm việc theo chế độ lao động hợp đồng.
Quản lý phòng Công chứng
Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, nên việc quản lý hoạt động của phòng công chứng được thực hiện theo các quy định tại Luật Công chứng năm 2014 và Luật Viên chức năm 2010.
Quản lý hoạt động của phòng công chứng được thể hiện trên các mặt chủ yếu như sau:
– Quản lý nhân sự;
– Quản lý hoạt động chuyên môn;
– Quản lý tài chính;
– Quản lý hành chính;
XEM THÊM
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch pháp lý. Bằng cách duy trì một hệ thống chặt chẽ và tuân thủ các quy định, đảm bảo tính tin cậy khi thực hiện các giao dịch quan trọng. Liên hệ ngay với Văn Phòng Công Chứng Trần Hằng theo Hotline: 0933.668.166 để được giải đáp thắc mắc hoặc cần hỗ trợ tư vấn pháp luật. Cảm ơn bạn đã theo dõi!