Chứng thực bản sao từ bản chính là gì? Quy trình thực hiện chi tiết nhất 2025

Trong cuộc sống và công việc hằng ngày, chắc hẳn bạn đã từng nghe hoặc được yêu cầu nộp bản sao chứng thực của các loại giấy tờ như: chứng minh nhân dân, sổ đỏ, bằng cấp, giấy đăng ký kinh doanh… Vậy chứng thực bản sao từ bản chính là gì? Thủ tục này có ý nghĩa như thế nào và quy trình thực hiện ra sao trong năm 2025? Hãy cùng Văn Phòng Công Chứng Đại Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Chứng thực bản sao từ bản chính là gì?

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính hợp pháp để chứng thực rằng bản sao là đúng với bản chính. Nói cách khác, bản sao chứng thực có giá trị pháp lý tương đương với bản chính để sử dụng trong nhiều giao dịch, thủ tục hành chính.

Ví dụ: Khi bạn làm hồ sơ xin việc, nộp hồ sơ vay vốn, hoặc đăng ký học tập – thay vì nộp bản gốc, bạn chỉ cần nộp bản sao có chứng thực. Cơ quan tiếp nhận sẽ coi bản sao này có giá trị như bản chính.

2. Ý nghĩa và giá trị pháp lý của bản sao chứng thực

Bản sao chứng thực mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quá trình sử dụng giấy tờ:

– Giúp giảm rủi ro mất mát hoặc hư hỏng giấy tờ gốc.

– Tiết kiệm thời gian, chi phí khi cần nộp hồ sơ ở nhiều nơi khác nhau.

– Đảm bảo tính pháp lý vì đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

Theo quy định hiện hành, bản sao chứng thực có giá trị sử dụng vô thời hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thay đổi, chỉnh sửa hoặc hết hiệu lực (ví dụ như CMND, sổ hộ khẩu, giấy phép, chứng chỉ…).

3. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính năm 2025

Năm 2025, người dân có thể thực hiện chứng thực bản sao tại các cơ quan sau:

1. Phòng Tư pháp cấp huyện: Thực hiện chứng thực giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

2. Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn: Thực hiện chứng thực các loại giấy tờ phổ biến như CMND, CCCD, hộ khẩu, giấy đăng ký xe, bằng cấp…

3. Cơ quan, tổ chức được giao quản lý giấy tờ, tài liệu gốc: Ví dụ, trường học có thể chứng thực bản sao văn bằng, chứng chỉ của học viên.

4. Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài: Dành cho công dân Việt Nam đang sinh sống, học tập, làm việc tại nước ngoài.

Ngoài ra, các văn phòng công chứng cũng có quyền chứng thực bản sao từ bản chính, giúp người dân thuận tiện hơn khi cần sao y các loại hồ sơ.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi chứng thực

Để thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, người dân chỉ cần chuẩn bị một số giấy tờ đơn giản sau:

– Bản chính của giấy tờ, tài liệu cần chứng thực (còn hiệu lực, không bị tẩy xóa, rách nát).

– Bản sao cần chứng thực (có thể photo sẵn hoặc photo tại nơi chứng thực).

– Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực (CMND, CCCD, hoặc hộ chiếu).

Nếu hồ sơ có nhiều trang, người dân cần đánh số thứ tự và ký giáp lai theo quy định để đảm bảo tính hợp pháp.

5. Quy trình chứng thực bản sao từ bản chính chi tiết nhất năm 2025

Dưới đây là quy trình thực hiện chứng thực bản sao được cập nhật mới nhất:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người dân chuẩn bị đầy đủ bản chính và bản sao của giấy tờ cần chứng thực, kiểm tra kỹ thông tin để tránh trường hợp giấy tờ bị mờ, rách hoặc hết hạn.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Mang hồ sơ đến Ủy ban nhân dân xã, phường, phòng tư pháp hoặc văn phòng công chứng. Cán bộ tiếp nhận sẽ đối chiếu bản sao với bản chính.

Bước 3: Cán bộ kiểm tra và chứng thực

Cơ quan chứng thực sẽ kiểm tra:

– Tính hợp pháp và hiệu lực của bản chính.

– Mức độ trùng khớp của bản sao với bản chính.

Nếu hợp lệ, cán bộ chứng thực sẽ ký tên, đóng dấu và ghi rõ thời gian, địa điểm chứng thực.

Bước 4: Nhận kết quả

Người dân nhận lại bản sao đã chứng thực ngay trong ngày. Thời gian thực hiện thường chỉ mất khoảng 5–10 phút tùy theo số lượng giấy tờ.
Mức phí chứng thực hiện nay là 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở đi tính 1.000 đồng/trang theo Thông tư 226/2016/TT-BTC.

6. Những lưu ý quan trọng khi chứng thực

– Bản chính phải được cơ quan có thẩm quyền cấp hợp pháp và còn hiệu lực tại thời điểm chứng thực.

– Không được chứng thực bản sao từ bản sao photo, chỉ chứng thực trực tiếp từ bản chính.

– Nếu bản chính bị rách, mờ, tẩy xóa hoặc có dấu hiệu chỉnh sửa, cơ quan có quyền từ chối chứng thực.

– Người yêu cầu chứng thực có thể ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng cần có giấy ủy quyền hợp lệ.

– Khi chứng thực giấy tờ tiếng nước ngoài, cần kèm theo bản dịch có công chứng theo đúng quy định.

Chứng thực bản sao từ bản chính là một thủ tục hành chính quan trọng, giúp xác nhận giá trị pháp lý của các giấy tờ sao y, đồng thời bảo vệ người dân khỏi rủi ro mất mát giấy tờ gốc.

Với quy trình thực hiện đơn giản, chi phí thấp và thời gian xử lý nhanh, đây là thủ tục cần thiết trong hầu hết các hoạt động hành chính, dân sự và thương mại.