Những lưu ý quan trọng khi công chứng thành lập doanh nghiệp
Thành lập doanh nghiệp là một trong những bước đi quan trọng để hiện thực hóa ý tưởng kinh doanh và mở rộng hoạt động trên thị trường. Tuy nhiên, để được pháp luật công nhận và hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp cần hoàn tất nhiều thủ tục, trong đó công chứng hồ sơ đóng vai trò đặc biệt quan trọng.
Việc công chứng không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp giảm thiểu tranh chấp trong quá trình vận hành sau này. Vậy khi công chứng thành lập doanh nghiệp, bạn cần lưu ý điều gì? Bài viết dưới đây, Văn Phòng Công Chứng Đại Việt sẽ giúp bạn nắm rõ những điểm mấu chốt.
1. Hiểu rõ vai trò của công chứng trong thành lập doanh nghiệp
Công chứng là việc xác nhận tính xác thực của các giấy tờ, hợp đồng và văn bản pháp lý trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Đây là khâu bắt buộc đối với nhiều loại giấy tờ trước khi nộp lên cơ quan đăng ký kinh doanh.
Một số vai trò chính:
– Tăng tính pháp lý: Giấy tờ đã được công chứng sẽ có giá trị pháp luật, được cơ quan nhà nước và đối tác công nhận.
– Ngăn ngừa rủi ro: Tránh tình trạng làm giả, chỉnh sửa hồ sơ gây ảnh hưởng đến quyền lợi của các thành viên góp vốn.
– Đảm bảo tính minh bạch: Rõ ràng quyền lợi, nghĩa vụ của cổ đông, thành viên công ty.
– Tạo điều kiện cấp giấy phép nhanh chóng: Hồ sơ hợp lệ, đầy đủ sẽ giúp rút ngắn thời gian đăng ký doanh nghiệp.
2. Chuẩn bị hồ sơ cá nhân và pháp lý đầy đủ
Trước khi đến văn phòng công chứng, bạn cần chuẩn bị sẵn các loại giấy tờ theo quy định. Một bộ hồ sơ cơ bản gồm có:
– Chứng minh nhân dân/CCCD/Hộ chiếu: Bản sao công chứng của tất cả cổ đông, thành viên góp vốn.
– Điều lệ công ty: Ghi rõ tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, quyền và nghĩa vụ các thành viên.
– Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập: Có chữ ký của từng người tham gia góp vốn.
– Hợp đồng góp vốn: Đặc biệt quan trọng nếu công ty có từ 2 thành viên trở lên.
– Giấy tờ chứng minh trụ sở công ty: Hợp đồng thuê văn phòng hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà đất.
=> Lưu ý quan trọng: Tất cả giấy tờ nộp kèm phải có bản gốc để đối chiếu khi công chứng.
3. Lựa chọn địa điểm công chứng uy tín
Bạn có thể thực hiện công chứng tại:
– Văn phòng công chứng tư nhân hoặc công chứng nhà nước.
– UBND xã/phường (trong một số trường hợp chứng thực giấy tờ cá nhân).
Nên lựa chọn văn phòng công chứng uy tín, có kinh nghiệm xử lý hồ sơ doanh nghiệp để đảm bảo thủ tục nhanh chóng và hạn chế sai sót.
4. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký công chứng
Một trong những lỗi thường gặp là thông tin trên giấy tờ bị sai lệch như:
– Sai chính tả tên công ty, địa chỉ trụ sở.
– Nhầm lẫn số CMND/CCCD, ngày cấp.
– Chưa thống nhất tỷ lệ góp vốn giữa các thành viên.
Do đó, trước khi ký và đóng dấu công chứng, hãy đọc kỹ toàn bộ nội dung hồ sơ. Việc cẩn thận ngay từ đầu sẽ tránh phát sinh rắc rối về sau.
5. Nắm rõ quy định về ngành nghề kinh doanh
Không phải ngành nghề nào cũng có thể đăng ký dễ dàng. Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cần giấy phép bổ sung (ví dụ: dịch vụ du lịch, bất động sản, y tế, giáo dục…). Khi soạn thảo điều lệ công ty và công chứng, cần:
– Kiểm tra xem ngành nghề lựa chọn có thuộc nhóm kinh doanh có điều kiện không.
– Nếu có, cần chuẩn bị thêm giấy phép con theo đúng quy định.
Việc công chứng hồ sơ điều lệ sai hoặc thiếu ngành nghề có thể khiến doanh nghiệp bị trả hồ sơ hoặc phải bổ sung nhiều lần.
6. Lưu ý về vốn điều lệ và tỷ lệ góp vốn
Trong hồ sơ công chứng, vốn điều lệ và tỷ lệ góp vốn giữa các thành viên cần ghi rõ ràng. Đây là yếu tố quan trọng vì nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của từng cổ đông.
– Nên xác định mức vốn điều lệ hợp lý, phù hợp quy mô kinh doanh.
– Nếu góp vốn bằng tài sản, cần có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu và được công chứng xác nhận.
7. Bảo quản hồ sơ công chứng cẩn thận
Sau khi công chứng xong, bạn sẽ nhận được các bản sao công chứng để nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Đồng thời, cần giữ gìn cẩn thận bản gốc và các bản sao vì chúng có thể được sử dụng trong nhiều thủ tục pháp lý sau này như mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế, khắc dấu doanh nghiệp…
Xem thêm:
Các bước công chứng thành lập công ty đơn giản và hiệu quả
Công chứng thay đổi đăng ký kinh doanh: những điều bạn cần biết
Qua bài viết này, hy vọng bạn đã nắm rõ những lưu ý quan trọng khi công chứng thành lập doanh nghiệp. Đây chính là nền tảng pháp lý vững chắc để bạn khởi nghiệp thuận lợi và phát triển bền vững trong tương lai.
