Những rủi ro thường gặp khi lập hợp đồng ủy quyền và cách phòng tránh

Hợp đồng ủy quyền là văn bản pháp lý phổ biến trong các hoạt động dân sự, thương mại, đặc biệt khi một cá nhân hoặc tổ chức cần người khác đại diện mình thực hiện công việc cụ thể. 

Trong bài viết này, Văn Phòng Công Chứng Trần Hằng sẽ cùng điểm qua những rủi ro thường gặp khi lập hợp đồng ủy quyền và cách phòng tránh hiệu quả.

1. Rủi ro do không quy định rõ phạm vi ủy quyền

Vấn đề:

Một trong những lỗi phổ biến nhất khi lập hợp đồng ủy quyền là không nêu rõ phạm vi công việc được ủy quyền. Điều này khiến bên được ủy quyền có thể lạm dụng quyền hạn, thực hiện các hành vi vượt quá thỏa thuận, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về pháp lý hoặc tài sản.

Cách phòng tránh:

– Ghi rõ nội dung công việc cụ thể được ủy quyền: ví dụ “kí hợp đồng mua bán nhà số XX”, “nộp hồ sơ tại cơ quan A”…

– Nếu có nhiều nội dung, cần liệt kê từng phần, có thể kèm theo phụ lục nếu cần.

– Ghi rõ những việc không được phép thực hiện, nếu có.

2. Lập hợp đồng không đúng hình thức pháp luật quy định

Vấn đề:

Một số trường hợp pháp luật yêu cầu hợp đồng ủy quyền phải được lập thành văn bản và có công chứng hoặc chứng thực, ví dụ: ủy quyền giao dịch nhà đất, tài sản lớn, hoặc thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước. Nếu không tuân thủ đúng hình thức, hợp đồng có thể bị vô hiệu.

Cách phòng tránh:

– Xác định rõ tính chất công việc ủy quyền thuộc loại nào.

– Nếu liên quan đến bất động sản, thừa kế, tài sản lớn, hãy công chứng hợp đồng tại văn phòng công chứng để đảm bảo giá trị pháp lý.

– Hãy tham khảo ý kiến từ luật sư hoặc công chứng viên khi lập hợp đồng có giá trị lớn.

3. Không ghi rõ thời hạn hợp đồng

Vấn đề:

Một lỗi thường gặp là bỏ trống thời hạn hiệu lực của hợp đồng ủy quyền. Điều này dẫn đến tranh chấp khi một trong hai bên muốn kết thúc hoặc tiếp tục thực hiện hợp đồng, đặc biệt nếu công việc kéo dài hoặc đã hoàn tất nhưng vẫn bị lợi dụng.

Cách phòng tránh:

– Luôn ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng.

– Nếu công việc có thể kéo dài hoặc phụ thuộc vào tiến độ bên ngoài, có thể quy định thời hạn dựa trên mốc hoàn thành cụ thể, ví dụ “đến khi hoàn tất thủ tục chuyển nhượng nhà đất”.

4. Rủi ro khi bên được ủy quyền mất năng lực hành vi dân sự hoặc qua đời

Vấn đề:

Hợp đồng ủy quyền thường chấm dứt khi một trong hai bên chết, mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự. Nhiều người không biết điều này, dẫn đến việc tiếp tục thực hiện hợp đồng không còn hiệu lực, khiến kết quả không được công nhận, ảnh hưởng đến quyền lợi.

Cách phòng tránh:

– Luôn kiểm tra tình trạng pháp lý và năng lực hành vi dân sự của bên được ủy quyền.

– Nếu công việc kéo dài và quan trọng, có thể lập hợp đồng ủy quyền cho nhiều người hoặc có người ủy quyền thay thế.

– Cập nhật thông tin thường xuyên trong quá trình thực hiện ủy quyền.

5. Rủi ro do không kiểm soát tài sản được ủy quyền

Vấn đề:

Trong các hợp đồng liên quan đến tài sản có giá trị lớn như nhà đất, xe hơi, tài khoản ngân hàng… nếu không có cơ chế kiểm soát phù hợp, bên được ủy quyền có thể bán, chuyển nhượng, chiếm đoạt tài sản, gây thiệt hại nghiêm trọng cho bên ủy quyền.

Cách phòng tránh:

– Ghi rõ điều kiện sử dụng tài sản: ví dụ “chỉ được ký kết hợp đồng mua bán nhưng không được chuyển tiền”, hoặc “chỉ được làm hồ sơ, không được định đoạt tài sản”.

– Yêu cầu bên được ủy quyền báo cáo định kỳ hoặc giao nộp kết quả thực hiện công việc.

– Khi tài sản liên quan đến giao dịch ngân hàng, có thể dùng hình thức ủy quyền giới hạn chức năng, không cho phép rút tiền hoặc chuyển khoản.

6. Rủi ro khi không ghi nhận điều khoản đơn phương chấm dứt

Vấn đề:

Trong nhiều trường hợp, hợp đồng ủy quyền không quy định rõ về việc một trong hai bên có quyền đơn phương chấm dứt hay không. Khi phát sinh mâu thuẫn hoặc không muốn tiếp tục hợp tác, việc chấm dứt hợp đồng dễ dẫn đến tranh chấp và bồi thường thiệt hại.

Cách phòng tránh:

– Ghi rõ: “Bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn với điều kiện báo trước X ngày”.

– Đưa thêm điều khoản: nếu chấm dứt trái với quy định, bên vi phạm phải bồi thường thiệt hại cụ thể.

– Đính kèm phương án giải quyết tranh chấp: thông qua thương lượng, hòa giải hoặc tòa án có thẩm quyền.

7. Không lưu trữ và bảo quản hợp đồng đúng cách

Vấn đề:

Nhiều người sau khi ký hợp đồng ủy quyền lại không sao lưu, lưu trữ hợp đồng gốc, dẫn đến mất mát tài liệu khi cần sử dụng, đặc biệt trong các giao dịch hành chính hoặc khi xảy ra tranh chấp.

Cách phòng tránh:

– Mỗi bên nên giữ ít nhất 1 bản hợp đồng gốc có chữ ký, dấu xác thực (nếu có).

– Quét lại bản hợp đồng thành file PDF và lưu trữ trên nhiều thiết bị hoặc đám mây (Google Drive, Dropbox…).

– Ghi nhớ thời hạn hiệu lực và theo dõi tiến độ thực hiện công việc được ủy quyền.

Xem thêm:

Thời hạn hợp đồng ủy quyền là bao lâu? Có được hủy ngang không?

Phân biệt hợp đồng ủy quyền và giấy ủy quyền – Tránh nhầm lẫn pháp lý

Hợp đồng ủy quyền là một công cụ pháp lý quan trọng và tiện lợi, nhưng nếu không được lập và quản lý đúng cách, nó có thể gây ra nhiều rủi ro nghiêm trọng. Từ việc ghi thiếu nội dung, không công chứng đúng quy định đến việc lạm dụng quyền hạn, mỗi sơ suất nhỏ đều có thể dẫn đến hệ quả lớn về mặt pháp lý và tài sản.