Lưu trữ hồ sơ tại văn phòng công chứng như thế nào?
Việc lưu trữ hồ sơ tại văn phòng công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin quan trọng và giữ gìn sự minh bạch của các giao dịch pháp lý. Quy trình lưu trữ này không chỉ đòi hỏi sự tổ chức mà còn yêu cầu tuân thủ các quy tắc về an toàn thông tin và quyền riêng tư.
Quy định về việc lưu trữ hồ sơ tại văn phòng công chứng
Theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng 2014 thì việc lưu trữ hồ sơ công chứng được thực hiện theo chế độ sau đây:
1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.
2. Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.
3. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.
4. Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.
5. Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.
Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.
Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.
Đối với hồ sơ chứng thực chữ ký và bản dịch là 02 năm theo khoản 2 Điều 14 về chế độ lưu trữ của Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
2. Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.
Trách nhiệm bảo quản và lưu trữ tài liệu cần được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Luật Lưu Trữ 2011:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
Khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Việc tiếp xúc, bảo quản, cung cấp và xử lý tài liệu hồ sơ lưu trữ phải thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ năm 2011, cụ thể được quy định tại Điều 8 về các hành vi nghiêm cấm như sau:
– Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.
– Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.
– Mua bán, chuyển giao, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
– Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
– Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.
Khi khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải hiểu ý nghĩa chính trị đặc biệt của nó, đó là phục vụ lợi ích của Nhà nước và của nhân dân. Người có quyền khai thác hoặc cấp quyền khai thác thông tin của hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải quán triệt hai tính chất quan trọng là tính chính trị và tính bảo mật (điểm a, b khoản 1 Điều 7 và điểm đ, khoản 2 Điều 17 của Luật Công chứng).
Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ là người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Do đó, việc cho phép khai thác tài liệu, hồ sơ ở các tổ chức hành nghề công chứng là Trưởng Phòng Công chứng hay Trưởng Văn phòng công chứng.
XEM THÊM
Lưu trữ hồ sơ tại văn phòng công chứng không chỉ là nhiệm vụ đơn thuần mà còn đòi hỏi sự chú ý đặc biệt đối với an ninh thông tin và quản lý. Để tìm hiểu thêm thông tin pháp luật khác hãy theo dõi trang thông tin của Văn Phòng Công Chứng Trần Hằng hoặc liên hệ đến Hotline 0933.668.166 để được tư vấn và hỗ trợ. Chân thành cảm ơn!