Điều kiện mở văn phòng công chứng?

Công chứng là quá trình mà một công chứng viên từ một tổ chức công chứng chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự khác thông qua văn bản. Với nhu cầu công chứng ngày càng tăng, nhiều văn phòng công chứng tư nhân đã được thành lập. Vậy, điều kiện mở văn phòng công chứng là gì? Thủ tục và trình tự như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin để giải đáp các câu hỏi trên.

Điều kiện mở văn phòng công chứng cần có 

1.1. Điều kiện về loại hình doanh nghiệp

Theo khoản 1 của Điều 22 của Luật Công chứng năm 2014, Văn phòng công chứngđược thành lập dưới hình thức công ty hợp danh.

Tuy nhiên, Văn phòng công chứng phải có ít nhất hai công chứng viên hợp danh. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

2.2. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng

Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã có ít nhất hai năm kinh nghiệm làm công chứng viên.

Các tiêu chuẩn cho Công chứng viên được quy định như sau:

Công dân Việt Nam có thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và đáp ứng các tiêu chuẩn sau đây mới có thể được xem xét và bổ nhiệm làm công chứng viên:

– Có bằng cử nhân luật;

– Có ít nhất năm năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực pháp luật tại các cơ quan và tổ chức sau khi có bằng cử nhân luật;

– Hoàn thành khóa đào tạo nghề công chứng theo quy định tại Điều 9 của Luật Công chứng năm 2014 hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng theo khoản 2 của Điều 10 của Luật Công chứng năm 2014;

– Đạt kết quả kiểm tra trong quá trình tập sự làm công chứng;

– Đáp ứng yêu cầu về sức khỏe để làm công chứng.

(Điều 8, khoản 2 của Điều 22 Luật Công chứng năm 2014)

2.3.Điều kiện mở văn phòng công chứng về tên gọi 

Theo khoản 3 của Điều 22 Luật Công chứng năm 2014, tên gọi của Văn phòng công chứng phải tuân theo các quy định sau:

Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng, dựa trên sự thỏa thuận của các công chứng viên hợp danh. Tên gọi không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng nào khác. Ngoài ra, tên gọi không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

2.4. Điều kiện mở văn phòng công chứng về trụ sở  

Theo khoản 1 của Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP, trụ sở của Văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau:

Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể và cung cấp không gian làm việc cho công chứng viên và nhân viên, tuân theo quy định về tiêu chuẩn và định mức sử dụng trụ sở tại các đơn vị sự nghiệp. Ngoài ra, trụ sở còn phải có khu vực tiếp người yêu cầu công chứng và khu vực lưu trữ hồ sơ công chứng.

2.5. Điều kiện về con dấu của Văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng phải có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động dựa trên nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng cách sử dụng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

Con dấu của Văn phòng công chứng không được có hình quốc huy.

Con dấu của Văn phòng công chứng chỉ được khắc và sử dụng sau khi có quyết định cho phép thành lập. Quy trình xin khắc dấu, quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng phải tuân theo các quy định của pháp luật về con dấu.

Thủ tục mở văn phòng công chứng

2.1. Hồ sơ cần có để mở Văn phòng công chứng

Đơn xin thành lập Văn phòng công chứng;

Đề án thành lập Văn phòng công chứng, bao gồm lý do thành lập, tổ chức dự kiến, tên gọi, nhân sự, địa điểm trụ sở, các yếu tố vật chất và kế hoạch triển khai;

Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

2.2. Nơi nộp hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng

Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng gửi hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

2.3. Thời hạn xử lý

Thời hạn giải quyết yêu cầu thành lập Văn phòng công chứng là 20 ngày tính từ ngày nhận đủ hồ sơ. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và quyết định về việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối, lý do sẽ được thông báo bằng văn bản.

2.4. Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

Trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp địa phương nơi đã cấp quyết định.

Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm:

– Tên gọi của Văn phòng công chứng;

– Họ tên Trưởng Văn phòng công chứng;

– Địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;

– Danh sách công chứng viên hợp tác của Văn phòng công chứng;

– Danh sách công chứng viên làm việc theo hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).

– Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm:

– Đơn đăng ký hoạt động;

– Bản sao giấy tờ chứng minh địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập;

– Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp tác và công chứng viên làm việc theo hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp sẽ cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối, lý do sẽ được thông báo bằng văn bản.

Văn phòng công chứng được phép hoạt động công chứng từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

Căn cứ pháp lý: Điều 23 Luật Công chứng 2014

XEM THÊM

Công chứng thừa phát lại là gì?
Quy định về công chứng hợp đồng có yếu tố nước ngoài

Trên đây là điều kiện mở văn phòng công chứng. Hệ thống tổ chức của Văn phòng Công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch pháp lý. Bằng cách duy trì một cơ cấu chặt chẽ và tuân thủ các quy định, Văn phòng Công chứng đảm bảo tính tin cậy khi thực hiện các giao dịch quan trọng. Để được giải đáp thắc mắc hoặc nhận hỗ trợ tư vấn pháp luật, vui lòng liên hệ với Văn Phòng Công Chứng Trần Hằng qua Hotline: 0933.668.166. Chúng tôi rất trân trọng sự quan tâm của bạn!